Как отправить сотрудника в неиспользованный отпуск за прошлые периоды? Перенос отпуска по инициативе работодателя
Чтобы отправлять работников в ежегодный оплачиваемый отпуск, соблюдая все требования законодательства, рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при оформлении ежегодных оплачиваемых отпусков.
Отпуск по графику
Конечно, вы знаете, что ежегодный отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков. Рассмотрим ситуацию, если работник идет в отпуск в соответствии с графиком.
Казалось бы, ситуация стандартная, Трудовым кодексом РФ подробно описаны обязательные действия работодателя: уведомить работника о начале отпуска не менее чем за 2 недели до его начала, оплатить отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала. Но, как показывает практика, ошибки случаются часто.
Основная из них — работодатель не уведомляет работника под роспись о начале отпуска .
Когда день начала отпуска работника по графику отпусков приближается, очень важно не упустить момент и уведомить работника вовремя. Сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Причем устного уведомления недостаточно, необходима подпись работника в том, что он уведомлен. Некоторые работодатели не уведомляют работников отдельно о начале отпуска, полагая, что достаточно просто издать приказ непосредственно перед началом отпуска и ознакомить с ним работника. Это не так, срок не менее 2 недель до начала отпуска необходимо соблюдать. Уведомление о начале отпуска можно составить в произвольной форме и на нем же получить подпись работника об ознакомлении.
Если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Поэтому для предотвращения «наслоения» отпусков работников, чтобы работники уходили в отпуск в запланированной очередности, нужно соблюдать двухнедельный срок уведомления.
Исключение составляют случаи, когда работодатель после утверждения графика отпусков на предстоящий год знакомит с ним всех работников. Этим действием работодатель исполняет обязанность по уведомлению работника о дате начала отпуска не менее чем за 2 недели.
Вне графика
Но больше всего ошибок допускается при использовании работником отпуска не по графику.
График составляется работодателем в конце предыдущего года, когда ни работник, ни работодатель не догадываются, что их ждет в предстоящем году. Обстоятельства при этом бывают разные, и часто работники, планируя свой отдых, просят работодателя поменять запланированные даты. Это возможно, если стороны договорятся. При этом важно оформить все правильно и в установленные сроки.
Помимо стандартных действий, описанных выше, необходимо будет получить заявление работника о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от графика отпусков, и внести соответствующие сведения в график отпусков.
Ошибка № 1. Не оформляется основание изменения дат либо фактические даты использования отпуска не отражаются вовсе.
Если график отпусков утвержден, для переноса дат в нем нужно основание. Например, заявление работника. Некоторые работодатели не только не получают никаких письменных волеизъявлений работников, но и вовсе не оформляют перенос дат. То есть фактической датой использования отпуска указывается дата по графику, при том, что работник отдыхал совсем в другой период. Факт использования работником отпуска в другой период выявляется очень просто — по произведенной оплате.
Ошибка № 2. Несвоевременная оплата отпуска.
Бывает так, что работник в силу жизненных обстоятельств горячо просит работодателя срочно предоставить ему дни основного ежегодного отпуска для решения своих проблем. И предоставить в ближайшее время. При таких обстоятельствах, помогая работнику, работодатель не всегда понимает, что подобными действиями принимает на себя ответственность. Ведь оформляя в срочном порядке перенос отпуска, работодатель может не успеть выполнить условие об оплате отпуска не позднее чем за 3 дня до его начала.
Поэтому при предоставлении работнику отпуска необходимо соблюдать срок его оплаты, и, если работодатель понимает, что не успеет оплатить отпуск в срок, лучше не рисковать и отказать работнику (если у него нет права использовать отпуск в любое время).
Ошибка № 3. Отпуск предоставляется «авансом» за последующие годы.
Работник может просить отпуск при том, что за текущий рабочий год уже отгулял все 28 дней. Работодатель, разрешив работнику использовать отпуск за следующий год «авансом», рискует не только нарушить требование закона о ежегодном предоставлении отпуска, но и понести финансовые риски.
Имеется правовая позиция, согласно которой не допускается взыскание задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете (увольнении) не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Данная позиция поддерживается судами.
Ошибка № 4. Фактически работник находился в отпуске в даты, отличные от графика отпусков, но в графике это не отражено.
Некоторые работодатели «забывают» вносить сведения в график отпусков. Например, работник фактически ушел в отпуск на неделю раньше (или позже), чем указано в графике отпусков. Оплата отпуска при этом была произведена своевременно, но сведения в график отпусков внесены не были.
Такой факт является нарушением, так как график отпусков обязателен для работника и работодателя. Необходимо предоставлять отпуск в соответствии с ним, а при договоренности сторон об изменении времени отпуска нужно внести в график соответствующие сведения.
Материал подготовлен Полиной Журенковой,
ведущим юристом департамента трудового права ООО «Митрофанова и Партнеры» ,
специально для
Лето - разгар отпускного сезона. Воспользуйтесь «шпаргалкой» для бухгалтеров и работников кадровых служб, где аудиторы «Правовест Аудит» в простой форме с примерами объясняют, как отправить работников в отпуск правильно.
Отпуск планируется заранее.
Согласно ст.114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
При составлении графика отпусков необходимо учесть, что некоторые категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время, поэтому необходимо от таких работников получить сведения, когда они планируют пойти в отпуск. К льготным категориям отпускников относятся, например, несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ), мужья - в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам. Кроме того, лица, работающие по совместительству имеют право на отпуск в момент отпуска по основному месту работы (ч.1 ст.286 ТК РФ) и т.п.
По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Оставшаяся часть отпуска делится на любые части, причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1). Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.
График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
О времени начала отпуска работника необходимо известить.
Работодатель согласно ст.123 ТК РФ обязан каждого работника известить о времени начала отпуска под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.
Предоставление отпуска сотрудникам принятым после утверждения графика отпусков.
Июнь 2016 года
Остались вопросы?
Право на отпуск есть у каждого сотрудника, нанятого по трудовому договору. Но сначала ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. По просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.
Договоритесь о датах отпуска
За каждый отработанный год сотруднику полагается 28 дней отпуска. Причём предоставлять отпуск нужно, даже если он готов трудиться без отдыха. Не отправлять сотрудника в отпуск дольше двух лет — нарушение, за которое могут оштрафовать.
Сотрудник может отдохнуть 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели. Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он продлевается на этот день. Например, сотрудник с 1 марта уходит в отпуск на 14 дней. 8 марта — нерабочий праздничный день и в отпуск не включается. Поэтому сотрудник выйдет на работу 16 марта.
По закону даты отпусков определяются по графику, который нужно утверждать ежегодно до 17 декабря на год вперёд. Если у вас немного сотрудников, то этот документ может понадобиться только при проверке. Гораздо чаще в небольших фирмах определяют даты отпуска в течение года по заявлению работника, а график отпусков составляют для соблюдения формальностей.
Оформите документы на отпуск
- Приказ об отпуске . Составьте приказ за 2 недели до отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.
- Личная карточка сотрудника . Сведения об отпуске внесите в восьмой раздел карточки.
- Табель учёта рабочего времени . Отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».
Рассчитайте и заплатите отпускные
За три дня до начала отпуска нужно выдать сотруднику отпускные. Вы можете легко посчитать их с помощью специального калькулятора.
На всякий случай, расскажем, как сделать это самостоятельно:
- Посчитайте зарплату сотрудника за 12 месяцев до месяца начала отпуска. Если он работает у вас меньше года, посчитайте зарплату с даты приёма на работу.
- Посчитайте количество отработанных дней за 12 месяцев. Если сотрудник полностью отработал месяц, в расчёт берётся 29,3 дней. Если в какие-то дни месяца он не трудился, расчёт такой: отработанные дни в месяце/количество дней в этом месяце х 29,3
- Посчитайте отпускные : зарплата сотрудника за 12 месяцев/отработанные дни за 12 месяцев х дни отпуска.
Не забудьте удержать с отпускных НДФЛ 13% и перечислить его в налоговую до конца месяца.
Как наказывают за нарушение?
Если не давать сотруднику отпуск дольше двух лет или не вовремя платить отпускные, могут оштрафовать: ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.
Мы рассмотрели самые сложные вопросы о том, как отправить сотрудника в отпуск. Например, когда может уйди в отпуск новый сотрудник, или как рассчитать отпускные новичку.
Как отправить сотрудника в отпуск в сложных ситуациях
Отпуск положен работнику, с которым хозяйство подписало трудовой договор. Причем срок его действия не важен. Так что сотрудникам на срочном контракте отпуск тоже предоставляйте.
Новый работник вправе взять отпуск через шесть месяцев после того, как устроился -статья 122 ТК РФ. Но компания может дать его и раньше - по договоренности.
Нельзя отказать женщинам перед декретом или непосредственно после него, сотрудникам до 18 лет (ст. 122 ТК РФ). Досрочный отпуск может оформить муж в период декрета жены. Это следует из статьи 123 ТК РФ.
Каким образом уведомить сотрудника об отпуске
Сроки отпуска на текущий год фиксируют в специальном графике. Его обязана составлять каждая компания. И не позже двух недель до нового года. Если сотрудник идет в отпуск по графику, его письменно информируют о начале отдыха. Сообщение направляют персонально отпускнику. Сделать это надо не позже чем за две недели до начала отдыха (ст. 123 ТК РФ). В уведомлении прописывают его номер и дату, название организации, должность и Ф.И.О. работника. Заверьте документ подписью руководителя. Сотрудник тоже должен в нем расписаться. Это свидетельство, что он ознакомился с бумагой. Уведомлять сотрудника не придется, если он написал на отпуск заявление. Например, когда отдых не по графику.
Как рассчитать отпускные и как отправить сотрудника в отпуск
Средний дневной заработок для оплаты отпусков определяют за последние 12 календарных месяцев. Например, работник пойдет в отпуск с 25 апреля 2016 года. Тогда расчетный период - с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года.
В хозяйстве могут применять иной расчетный период. Но только если это не снижает размер отпускных (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Тогда бухгалтеру придется дважды считать средний заработок - по общим и собственным правилам, чтобы сравнить результат.
В расчет среднего заработка включают (п. 2 Положения):
- зарплату;
- надбавки и доплаты;
- выплаты, связанные с условиями труда. Например, районные коэффициенты, компенсации за тяжелую, вредную и сверхурочную работу;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Стимулирующие суммы, которые не входят в оплату труда, при расчете не учитывают.
Пример 1
Расчет отпускных, если сотрудник трудился весь год без пропусков.
С 20 июня 2016 года работник идет в отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период - с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. Оклад сотрудника - 16 000 руб. в месяц. Средний дневной заработок равен:
16 000 руб. × 12 мес. : (12 мес. × 29,3 дн.) = 546,08 руб.
где 29,3 - среднемесячное число календарных дней, которое берут для расчета среднедневного заработка.
Отпускные составят:
546,08 руб. × 28 дн. = 15 290 руб.
А если в расчетном периоде работник болел, находился в командировке или отпуске? Это время и полученные за него суммы в расчет не включают - пункт 5 Положения.
Может получиться, что в расчетном периоде человек отработал всего несколько месяцев или даже несколько дней. Тогда среднедневной заработок считают исходя из начисленной зарплаты за эти периоды.
Чтобы определить количество календарных дней в неполном месяце, 29,3 разделите на число дней в этом месяце - 28, 29, 30 или 31. Получается четыре коэффициента:
- 1,046 для февраля;
- 1,010 для февраля в високосный год;
- 0,977 для апреля, июня, сентября и ноября;
- 0,945 для января, марта, мая, июля, августа, октября и декабря.
Нужный коэффициент умножьте на количество календарных дней, отработанных в данном месяце.
Пример 2
Подсчет отпускных, если в расчетном периоде человек отработал не все дни.
Используем данные предыдущего примера. Но предположим, что в марте 2016 года работник 14 календарных дней болел - с 18-го по 31-е. Следовательно, в марте он отработал только 17 календарных дней (31 - 14). Оклад - 10 000 руб. За март сотруднику начислили зарплату в размере 6000 руб. Расчетное количество дней в марте:
0,945 × 17 дн. = 16,07 дн.
Средний дневной заработок составит:
(10 000 руб. × 11 мес. + 6000 руб.) : (29,3 дн. × 11 мес. + 16,07 дн.) = 342,82 руб.
Отпускные:
342,82 руб. × 28 дн. = 9598,96 руб.
Разберемся, как отправить сотрудника в отпуск и как рассчитать отпускные человеку, который отработал в организации всего несколько дней. Обратимся к пункту 7 Положения: для среднего заработка берут начисленную зарплату за отработанные дни.
Пример 3
Расчет отпускных новому сотруднику.
Работника зачислили в штат 6 июля 2016 года. Его оклад - 25 000 руб. С 13 июля ему предоставляют учебный отпуск на 20 календарных дней.
За отработанное до отпуска рабочее время (пять дней) ему начислят:
25 000 руб. : 22 дн. × 5 дн. = 5681,82 руб.
На отработанное время приходится семь календарных дней (пять рабочих + два выходных). Переведем количество отработанных рабочих дней в календарные:
31 дн. : 29,3 дн. × 7 дн. = 7,41 дн.
Размер отпускных:
5681,82 руб. : 7,41 дн. × 20 дн. = 15 335,50 руб.
Как учитывать при расчете премии
При расчете отпускных премию учитывают целиком, если ее начислили за месяцы расчетного периода. Основание - пункт 15 Положения. Если премию выплатили за месяцы, которые в расчетный период не вошли, ее надо распределять. Это делают пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.
Пример 4
Как учесть в расчете премию и как отправить сотрудника в отпуск, разберемся на примере.
Оклад работника 25 000 руб. С 6 июня 2016 года сотрудник идет в отпуск. Расчетный период - с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. За это время ему начисляли премии:
- ежемесячные по 40 процентов от оклада - 10 000 руб. (25 000 руб. × 40%);
- 2000 руб. в честь 23 февраля;
- по 5000 руб. в мае и октябре за успешное проведение посевной и уборочной;
- 10 000 руб. в октябре в связи с 10-летним юбилеем сельскохозяйственной компании.
Премии в честь Дня защитника Отечества и в связи с юбилеем компании в расчет не берите. Остальные суммы учитывайте в полном размере. Данные мы привели в таблице (см. ниже).
Тогда размер отпускных:
(300 000 руб. + 130 000 руб.) : (12 мес. × 29, з дн.) × 28 дн. = 34 243,46 руб.
Выплаты работнику, которые включают в расчет (таблица)
|
Месяцы расчетного периода |
Заработок (руб.) |
Премии (руб.) |
|---|---|---|
|
2015 год |
||
|
Сентябрь |
||
|
2016 год |
||
|
Всего |
||
Как отправить работника в отпуск
Приближается пора отпусков. О том, кто имеет право на отпуск, какова его продолжительность,как рассчитать отпускные и отразить их в учете, расскажет наша статья.Как оформить отпуск
Кто имеет право пойти в отпуск
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. За первый годработы отпуск предоставляется сотрудникам, которые отработали на предприятиибез перерыва более шести месяцев. По соглашению между директором организациии работником отпуск может быть предоставлен и раньше этого срока.Некоторые работники по закону могут пойти в отпуск и до истечения шести месяцевработы. Это право предоставляется женщинам перед отпуском по беременности иродам или сразу после него, несовершеннолетним и другим работникам.Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое времягода в соответствии с графиком отпусков. Его составляют не позднее чем за двенедели до начала года по форме, утвержденной постановлением Госкомстата Россииот 06.04.2001 № 26.Продолжительность отпуска
Минимальная продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарныхдней. Однако отдельным категориям работников помимо основного полагается дополнительныйотпуск. Кроме того, предприятия сами могут предоставлять дополнительные отпускасвоим сотрудникам. Это должно быть предусмотрено в коллективном договоре.По соглашению между работником и дирекцией отпуск можно разделить на части.При этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.Часть отпуска сверх 28 календарных дней можно заменить денежной компенсацией.При этом Трудовой кодекс не запрещает выдавать компенсацию за отпуска, не использованныев предыдущие годы.Таким образом, можно выплатить компенсацию как за все дни отпуска, не использованногов прошлом году, так и за разницу, превышающую 28 календарных дней в текущемгоду.Как написать заявление
Отпуск работнику предоставляется в соответствии с его заявлением. Его пишутна имя директора предприятия в произвольной форме. Оно, например, может выглядетьтак:После составления заявления его подписывает руководитель организации.Как оформить приказ
На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска по специальнойформе, которая есть в постановлении Госкомстата № 26. Если приказ оформляетсяна одного сотрудника, то используют форму № Т-6. Если в отпуск одновременноуходит несколько сотрудников, то приказ составляют по форме № Т-6а.Приказ на отпуск может быть оформлен так:| Унифицированная форма № Т-6Утверждена постановлением ГоскомстатаРоссии от 06.04.2001 № 26 | |||||||||||||||||
| ЗАО «Мир» | Код | ||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | 0301005 | ||||||||||||||||
| по ОКПО | 40062011 | ||||||||||||||||
| (наименование организации) | |||||||||||||||||
| Номер документа | Дата | ||||||||||||||||
| ПРИКАЗ | 93 | 12.05.2003 | |||||||||||||||
| (расположение)о предоставлении отпуска работнику | |||||||||||||||||
| Предоставить отпуск | Табельный номер | ||||||||||||||||
| Привалову Ивану Павловичу | 12 | ||||||||||||||||
| (фамилия, имя, отчество) | |||||||||||||||||
| менеджеру | |||||||||||||||||
| (наименование профессии (должность)) | |||||||||||||||||
| отдела продаж | |||||||||||||||||
| (наименование структурного подразделения) | |||||||||||||||||
| ежегодный оплачиваемый отпуск | |||||||||||||||||
| (вид отпуска (ежегодный оплачиваемый,учебный, без сохранения заработной платы и другие)) | |||||||||||||||||
| за период работы с « 13 »июня 2002годапо «12» мая 2003года | |||||||||||||||||
| на | 28 | календарных | дней | ||||||||||||||
| рабочих | |||||||||||||||||
| с « 13 » мая2003 годапо « 09 » июня2003 года | |||||||||||||||||
| Руководитель организации | Генеральный директор | Михайлов | А.С. Михайлов | ||||||||||||||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||||||||||
| С приказом (распоряжением) ознакомлен | Привалов | « 12 » мая2003 года | |||||||||||||||
| (подпись работника) | |||||||||||||||||
Как рассчитать отпускные
После того как директор подпишет приказ, бухгалтер начисляет и выплачиваетсотруднику отпускные. Для этого он должен заполнить «Записку-расчет о предоставленииотпуска работнику» по форме № Т-60. Эту форму также можно найти в постановленииГоскомстата № 26. На лицевой стороне записки указывается период работы, за которыйпредоставляется отпуск, количество дней отпуска, даты его начала и окончания.На оборотной стороне записки приводятся данные для расчета суммы отпускных,причитающейся сотруднику к выдаче. Здесь указывают:- период, учитываемый при расчете отпускных;
- количество дней в расчетном периоде;
- среднедневной заработок в расчетном периоде;
- количество дней отпуска;
- сумму отпускных к выплате.
