Фотография рабочего времени — инструмент анализа и оптимизации трудовых процессов. Недостатки организации работы

Почему так трудно планировать? Почему фактическое время, потраченное на задачи, всегда выше запланированного? Даже когда мы доверяем оценки непосредственно тем людям, которые должны выполнять задачу, они все равно ошибаются. При этом они всегда находят тысячи оправданий превышению сроков – привлекли к другому проекту, помешали, отвлекли в бухгалтерию по поводу командировки и так далее. Эта ситуация типична.

Для наглядности, представим гипотетическую ситуацию, которую узнают многие менеджеры разработчиков программного обеспечения.

Совещание по текущему проекту. У нас работает разработчик Федор. Федор – ведущий инженер программист с солидным стажем. Мы ставим перед ним задачу Х. Выдав ему хорошо сформулированную постановку задачи, интересуемся, сколько необходимо времени, чтобы закодировать задачу Х?

Федор отвечает, что ему необходимо четыре часа, максимум – шесть. Мы резюмируем, что исходя из того, что завтра Федор начнет работать в девять часов утра, в шесть вечера мы уже включим задачу Х в завтрашнюю версию проекта. Федор соглашается с этим решением.

Наследующий день в 6 часов вечера Федор не готов. Ему надо еще два-три часа. Почему не готов, объяснить толком не может. Вопрос ""чем ты занимался весь день?!!"" повергает его в ярость. Выпуск версии проекта сорван, руководство разочаровано в Федоре…

Для анализа получившейся ситуации, проанализируем фотографию рабочего времени Федора:

Реализация задачи Х (4 часа)

10:00. Пришел на работу. Был приглашен на совещание по другому проекту в качестве консультанта.

11:00. Выпил кофе. Встретил Ивана, сходили на перекур.

11:15. Сел писать задачу Х.

12:30. Вынужденный простой из-за починки кондиционера, который расположен над рабочим местом.

13:00. Вызвали в бухгалтерию. Долго расспрашивали о документах со сложными аббревиатурами.

13:30. Обед.

14:30. Пришел с обеда, начал работать. Дописал почти все.

16:00. По указанию заместителя директора, снова приглашен на совещание.

17:00. Продолжил писать задачу Х.

18:15. Получил от руководителя выговор: ""Задача на полдня, а ты весь день с ней провозился, да еще и опоздал!""

Итак, причина срыва сроков понятна. Сколько времени Федор потратил на непосредственно написание кода? 15 минут + 1 час 30 минут + 1 час 15 минут. Итого – 3 часа! На осуществление его прямых обязанностей в нашем проекте у него было всего три часа вместо четырех, которые были ему нужны! И он справился гораздо раньше – он потратил меньше чем четыре часа! Его хвалить надо было, а не ругать! Теперь понятно, почему его взбесил вопрос ""чем ты занимался весь день?""

Он занимался работой. Просто КПД его деятельности был вынужденно низким. Не потому, что плох Федор. А потому, что продуктивность любого разработчика влияет на то, что называется ""коэффициентом мусорного времени"". В общем случае – это соотношение непроизводительных часов к производительным. В случае Федора – 5:3, что означает что для выполнения четырехчасовой задачи ему был необходим весь день и еще немного следующего. Если посмотреть на его результат, то мы увидим, что это вполне справедливо – Федя лихорадочно заканчивал дописывать свой код после того, как рабочий день кончился.

Многие полагают, что в их организации ""мусорного времени"" нет. ""Мусорное время"" есть всегда. У одних его больше, у других меньше. Статистика по двум десяткам компаний, показывает следующие значения ""коэффициента мусорного времени"":

а) Лучшие компании (две из 20):

б) Средние значения:

в) Худшая:

Итак, лучше, сразу избавиться от иллюзии того, что ""мусорное время"" на проект не влияет.

А теперь самое интересное – как учесть влияние ""мусорного времени"" на проект?

Действовать в данном случае стоит в двух направлениях:

1. Учитывать ""коэффициент мусорного времени"" при планировании (обязательно).

2. Снижать ""коэффициент мусорного времени"" путем устранения источников мусора.

Давайте по порядку. Прежде всего – как учитывать коэффициент при планировании. Прежде чем учитывать, его надо определить. Определяется он элементарно просто: назначаем своим разработчикам несколько коротких и безрисковых, но осмысленных задач (при длинных или рискованных задачах начинают действовать факторы громоздкости или рисков, что нежелательно для ""чистоты эксперимента""). Лучше всего на роль таких задач подходят типовые задачи по имплементации стандартных функций (отображение данных, создание элементов и т.д.) При этом просим их сформулировать оценки в ""идеальных часах"" (сколько надо времени, если сесть и писать задачу от начала и до конца, и никто при этом не будет мешать, без включения просадки, и если не надо будет есть, курить и т.д.) После этого нажимаем кнопку секундомера и пусть все начинают. Сравниваем полученные фактические значения продолжительности с продолжительностью в идеальных часах. Теперь мы получили ""коэффициент мусорного времени"". Идеально это будет что-то вроде 1:7.

Итак, коэффициент есть. Теперь надо учесть при планировании. Самый простой способ сделать это – перейти от коэффициента к множителю, т.е. получить значение, на которое нужно умножить запланированную длительность проекта. В нашем случае для этого подойдет следующая формула:

Давайте рассмотрим действие формулы на примере. Предположим, у нас есть проект, чистая продолжительность которого (без учета влияния ""мусорного времени"") равна 10 дням. При этом в рабочем дне 8 часов. ""Коэффициент мусорного времени"" равен 1:7, то есть один час в день ""мусорный"".

Практика покажет: эта оценка была правильной. Важно другое – без учета этого фактора мы каждые 10 дней ""теряем"" один день. А если проект был длиной полгода, то по милости ""коэффициента мусорного времени"" мы потеряем 12 дней – отстанем более чем на две недели... Знакомо, не правда ли?

Этот метод вполне точен и годится для оценок. Еще более точным методом может стать использование статистического моделирования – например, с помощью метода, разработанного Томом де Марко и Тимом Листером для моделирования влияния рисков на проекты. Согласно этого метода, надо задать параметры проекта, внести новый риск непрерывного типа ""влияние мусорного времени"" и задать коэффициент его влияния согласно инструкции.

Но учет влияния мусорного времени – это, собственно, только половина дела. Мусорное время есть не что иное, как непроизводительные издержки, а с издержками в любой индустрии принято бороться.

Для сокращения непроизводственных издержек, предлагаю службе управления персоналом провести ряд мероприятий:

Определить наличие мусорного времени. Для этого необходимо проанализировать следующие виды деятельности на предприятии:

Административная деятельность поддерживающих служб предприятия. Наблюдался случай, как ведущего разработчика проекта несколько раз заставляли переделывать авансовый отчет, в то время как в переговорной находились представители заказчика. Стоит ли говорить, что такая ситуация недопустима. Не стоит забывать, что задачи административно-хозяйственной службы – обеспечивать производственную деятельность, а не мешать ей.

Бюрократическая деятельность, связанная с проектным делопроизводством. Другая бездонная пропасть, поедающая время. Зачем заполнять журнал учета рабочего времени с пятнадцатиминутной детализацией, если заказчик этого не требует? Зачем снабжать документ из одной страницы тремя страницами шапок, обязательных к заполнению? Примеров такого бездарного использования рабочего времени можно привести много. Здесь совет один: обходиться минимумом бумаги и даже при этом автоматизировать эту область деятельности по максимуму.

Рабочая обстановка самого офиса. Если люди начинают приходить на работу к восьми часам или уходить в час ночи – это верный признак того, что в офисе лучше всего работается, когда никого нет. При этом может мешать множество факторов – скученность, телефонные разговоры, громкие обсуждения, духота.

Личные интересы сотрудников. Возможно, кто-то удивиться, но достаточно много людей рассматривает работу как способ заниматься своими делами за чужой счет. Чаты, форумы, поиск фильмов и музыки, онлайновые знакомства – вот далеко не полный перечень развлечений в рабочее время. Конечно, не надо путать теплое с мягким – форумы могут способствовать профессиональному росту, коммуникаторы можно использовать для общения с коллегами из других городов – но во всем хороша мера.

Провести мероприятия по сокращению мусорного времени:

Разрешить разработчикам отвечать на все письма, не связанные напрямую с рабочей деятельностью, в конце рабочего дня. Данная рекомендация особенно актуальна для больших компаний. Каждый день сотрудники получают как минимум два-три письма типа ""сообщите"", ""проголосуйте"", ""представьте данные"". Все это мешает сосредоточиться и отнимает время, при этом не является критичным.

Требовать использовать голосовую почту на рабочих и персональных рабочих телефонах. Во-первых, это существенно сократит уровень шума в комнате, а во-вторых, позволит людям сохранять концентрацию, так как они не будут отвлекаться на звонки. Голосовую почту можно проверять на перекурах или кофе-брейках, убивая двух зайцев.

Руководителей проектов посадить так, чтобы они видели мониторы членов рабочей группы. После этого удивительным образом возрастет количество времени, которое люди уделяют работе и соответственно снизится время, уделяемое tut.by. Обычно лучше всего расставить рабочие столы по периметру комнаты вплотную к стенам – это, во-первых, обеспечит достаточное количество рабочего пространства, во-вторых обеспечит свободу передвижения, что важно для парного программирования, например, и в-третьих, поможет занять стратегический наблюдательный пункт, с которого все видно. Тем не менее, лучше объявить, что все хобби в Интернете остаются на вечер – в конце концов, должна же быть у людей личная жизнь?

Руководителям проектов быть буфером между своими разработчиками и администрацией. Защищать их от бюрократов, попыток вовлечь их в бесконечные совещания, начать менять им мебель в середине рабочего дня – одним словом, от любых действий, которые могут помешать им работать.

Экономический эффект. Проведя анализ рабочего времени в одном из подразделений, был вычислен ""Коэффициент мусорного времени"", равный 3:5. Это означает, что три часа из восьми, разработчики тратят на непроизводственные нужды. Сведя к минимуму мусорное время, удалось достигнуть коэффициента 1,5:6,5 уменьшив тем самым в два раза потери рабочего времени, что положительно сказалось на сроках выполнения работ.

Распространив подобную методику на все подразделения, можно получить существенный экономический эффект.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Восточно-Сибирский государственный технологический университет»

(ГОУ ВПО ВСГТУ)

Кафедра «Антикризисное управление и управление персоналом»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

Изучение и оптимизация затрат рабочего времени

Выполнил(ла): Прыгун А.А.

студентка группы № _5146 _

Проверил(ла):

Новаковская О.А.

Улан-Удэ, 2009

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1. Теоретические основы изучения затрат рабочего времени 5

1.1. Затраты рабочего времени при исполнении рабочих операций 5

1.2. Методы исследования затрат рабочего времени 9

Глава 2. Изучение затрат рабочего времени на примере ОАО «Байкальская лесная компания» 17

2.1. Краткая характеристика деятельности предприятия 17

2.2. Изучение затрат рабочего времени укладчика пиломатериалов 20

Глава 3. Оптимизация затрат рабочего времени 28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 33

Список использованной литературы 37

ВВЕДЕНИЕ

Эффективное управление трудовыми ресурсами невозможно без адекватной информации. Поэтому в процессе деятельности предприятия регулярно собираются данные, характеризующие различные аспекты состояния трудовых ресурсов, и проводится их детальный анализ. В нём рассматриваются различные стороны управления трудовыми ресурсами предприятия – производительность, издержки на рабочую силу и т.д.

Изучение затрат рабочего времени имеет большое значение, т.к. исходя из информации, получаемой в его результате решается большинство задач, связанных с организацией труда и его нормированием.

Исследования проводятся с целью определения структуры операций, затрат рабочего времени, рационализации приемов и методов труда, выявления причин невыполнения норм, нерациональных затрат и потерь рабочего времени, получения данных о факторах, влияющих на время выполнения элементов операций, разработки нормативных материалов, оценки качества норм и нормативов, а также для решения других задач.

Исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов. Изучаются технологические параметры оборудования, его соответствие эргономическим требованиям, условия труда, применяемая технология, организация и обслуживание рабочего места, а также профессионально-квалификационные, психофизиологические, социальные характеристики работников и другие факторы. Методы получения и обработки информации выбираются исходя из целей исследования. Оптимальным является минимум суммарных затрат, связанных с получением необходимой информации и ее последующим использованием.

Наибольшее значение имеет решение двух задач, связанных с исследованием трудовых процессов. Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая – с установлением структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.

Определение продолжительности элементов операции необходимо для разработки нормативов времени, выбора наиболее рациональных методов труда, анализа норм и нормативов. Структура затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, оценке эффективности использования рабочего времени, анализе существующей организации труда.

Актуальность темы курсовой работы определяет роль эффективного использования рабочего времени, обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами, выявление непроизводительных затрат рабочего времени, эффективности использования трудовых ресурсов.

Целью написания данной курсовой работы является подробное изучение затрат и методов исследования затрат рабочего времени, анализ использования рабочего времени на предприятии, а также разработка мероприятий по оптимизации затрат рабочего времени.

В соответствии с указанной целью были поставлены следующие задачи:

Провести теоретический анализ литературы по данной теме;

Дать краткую характеристику предприятия, выявить потери рабочего времени и определить резервы рабочего времени;

Предложить мероприятия, направленные на более рациональное использование фонда рабочего времени.

Объектом исследования курсовой работы является ОАО «Байкальская лесная компания».

Глава 1. Теоретические основы изучения затрат рабочего времени

1.1. Затраты рабочего времени при исполнении рабочих операций

Так как затраты рабочего времени разнообразны, их классифицируют в целях изучения и анализа. Классификация является основой для изучения фактических затрат рабочего времени, сопоставления и анализа результатов наблюдения в целях выявления резервов роста производительности труда, определения необходимых затрат времени по элементам трудового процесса и установления норм.

Под рабочим временем понимается продолжительность рабочего дня, рабочей недели, установленная законодательством, а также время, которое трудящийся находится на предприятии в связи с выполняемой им работой.

В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов .

Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа.

Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

Время работы в свою очередь подразделяется на два вида затрат: время выполнения производственного задания (Т впз) и затраты времени, которые не обусловлены производственным заданием, (Т нпз).

Время выполнения производственного задания включает в себя подготовительно-заключительное , оперативное и время обслуживания рабочего места.

ПЗ - подготовительно-заключительное время (Т пз) – это время, которое затрачивается на подготовку себя и своего рабочего места к выполнению производственного задания, а также на все действия по его завершению. Его особенностью является то, что оно затрачивается один раз на работу и не зависит от объёма работы, выполняемой по данному заданию.

ОП - оперативное время (Т оп) – это время, в течение которого рабочий выполняет задание (изменяет свойства предмета труда), а также время на выполнение вспомогательных действий, необходимых для осуществления изменений свойств предмета труда. Оно делится на основное (технологическое) и вспомогательное. Основное (Т ос), или технологическое, время – это время, затраченное непосредственно на изменение предмета труда. В течение вспомогательного времени (Т вс) выполняются действия, необходимые для осуществления основной работы.

Затраты времени, связанные с уходом за рабочим местом и поддержанием оборудования, инструментов и приспособлений в рабочем состоянии в течение смены относят ко времени обслуживания рабочего места (Т орм) - ОРМ. В машинных и автоматизированных процессах оно включает в себя время технического (Т то) и время организационного (Т оо) обслуживания рабочего места. Ко времени технического обслуживания рабочего места относится время на обслуживание рабочего места в связи с выполнением данной операции или конкретной работы (замена затупившегося инструмента и др.). К организационному обслуживанию относится уход за рабочим местом в течение смены, а также уборка рабочего места в конце смены.

В некоторых отраслях промышленности (угольной, металлургической, пищевой и др.) затраты времени на обслуживание рабочего места не выделяются, а относятся к подготовительно-заключительному времени.

Время перерывов в работе подразделяют на время регламентированных и нерегламентированных перерывов .

Время регламентированных перерывов в работе включает в себя время перерывов в работе, обусловленных технологией и организацией производственного процесса, а также время на отдых и личные надобности исполнителя работ.

ТОП - время перерывов в работе, обусловленных технологией и организацией производственного процесса (Т топ)- время, необходимость которого вызывается спецификой технологического процесса или организацией производства (например, перерыв в работе монтажников конструкций на время подъема краном плиты перекрытия или перерыв в работе горняков в связи с проветриванием забоя после взрывания заряженных шпуров).

ОЛН - время на отдых и личные надобности предоставляется работникам на отдых, производственную гимнастику и т.п. для поддержания их нормальной трудоспособности и предупреждения переутомления (Т отд), а также на личную гигиену и отправление естественных надобностей (Т лн).

Время нерегламентированных перерывов в работе - время перерывов, вызванных нарушением нормального хода производственного процесса, недостатками в организации производства и нарушениями трудовой дисциплины.

ПО - время перерывов в работе, которые вызваны недостатками в организации производства (Т по), возникающими, например, в связи с несвоевременной подачей на рабочее место материалов, сырья, полуфабрикатов, неисправностью оборудования, перебоями в подаче электроэнергии и др.

ПП – прочие перерывы (Т пп) - время перерывов, возникающих в результате нарушения правил трудового распорядка (опозданий на работу, самовольных отлучек с рабочего места, преждевременного ухода с работы, посторонних разговоров в процессе работы и др.), а также простоев работников, которые не могут работать из-за нарушений трудовой дисциплины другими членами коллектива (например, на конвейере) и т.д.

При установлении норм труда и анализе затрат рабочего времени последние делятся на нормируемые и ненормируемые. К нормируемым относятся затраты оперативного времени, времени обслуживания рабочего места, на отдых и личные надобности, регламентированных перерывов по организационно-техническим причинам, подготовительно-заключительного времени.

Все затраты рабочего времени можно представить в виде схемы.

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

1. Подготовительно-заключительноеКурсовая работа >> Экономика

И обслуживание рабочих мест 1.3 Классификация затрат рабочего времени 1.4 Методы изучения затрат рабочего времени 1.4.1 Хронометраж 1.4.2 Фотография рабочего времени (ФРВ) ... в определенном порядке. Оптимизация структуры трудового процесса достигается...

Управление затратами рабочего времени

Курсовая работа >> Менеджмент

Основы использования рабочего времени 1.1. Рабочее время, его структура, классификация затрат рабочего времени 1.2. Методы изучения затрат рабочего времени и трудовых... менеджмента есть ряд возможностей для оптимизации временного ресурса, однако это связано...

Исследование содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя на примере Г

Реферат >> Менеджмент

... оптимизации и упрощения личной системы планирования и контроля удалось изыскать до 30% дополнительного времени» ... Изучение бюджета времени ... рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка затрат рабочего времени ...

Разработка автоматизированного рабочего места оператора автотранспортного предприятия

Дипломная работа >> Информатика

Нуждается в автоматизации. В первую очередь необходима оптимизация затрат рабочего времени при получении оперативной и текущей информации... формуле (4.2): , (4.2) где – затраты труда на изучение (и описание) задачи; – затраты труда на изучение задачи в целом...

> Оптимизация рабочего времени

Оптимизация рабочего времени

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка "по делам" даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы . Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом "почему так".

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека. Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами. Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием . Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания . Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную , в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь по ссылке и пригласите в программу Ваших сотрудников.

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его расточительности. Как же научиться управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется все го два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:

1) точно определить свою цель;

2) составить план ее достижения;

3) сосредоточиться на главном;

4) придумывать себе стимулы;

5) установить твердые сроки;

6) научиться быть решительным;

7) научиться говорить "нет";

8) не увязать в телефонных разговорах;

9) приобрести привычку записывать все самое важное;

10) ликвидировать досадные помехи;

11) научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;

12) не упускать из виду мелочи;

13) приступать к делу сразу же;

14) полнее использовать время;

15) следить за использованием свободного времени;

16) ежедневно контролировать выполнение намеченного;

17) менять занятия;

18) уважать свое время.

19) не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, поскольку каждый день любому руководителю приходится заниматься непредвиденными заранее вопросами;

20) если ехать на работу в городском транспорте, то не стоит зря тратить время, а можно обдумать план работы на текущий день. Если же привыкли думать о делах только на работе, то рекомендуется начинать свой день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут.

22) не стоит привыкать и к тому, чтобы начинать свой день с ознакомления с почтой. Эта работа уводит человека от неотложных дел.

23) если же в подчинении у руководителя есть секретарь, то начинать рабочий день рекомендуется с беседы с ним.

Лучше всего начать с системного анализа всей организации: выяснить, куда утекает время, где те резервы, которые можно использовать. Затем найти "узкие места" в работе организации и устранить их.

Большое количество времени экономиться в использовании бланков, формы документов и т.д. Главное - обучить всех сотрудников автоматически использовать в работе общепринятую документацию и определенный порядок действий.

Каждый сотрудник в организации должен занимать свое место и выполнять функциональные обязанности, соответствующие его квалификации и свойствам личности.

Не должно быть двойного смысла или разночтений в словах и распоряжениях руководителей.

Необходимо правильно определять последовательность выполнения всех работ. Рекомендуется начинать с выполнения самых трудных заданий и не поддаваться соблазну: "Сначала надо убрать с дороги мелочи". После выполнения каждого задания можно мысленно проговорить: "Еще одно дело сделано". Такая фраза, как правило, придает силы для новых дел. Так называемые мелкие работы следует группировать при планировании. Еще Анатоль Франс писал: "Человек только тогда хозяин времени, когда он разбивает время на часы, минуты и секунды, то есть на частицы, соответствующие кратковременности самой жизни человека". Умение экономно расходовать время, правильно планировать свою деятельность и деятельность других - признак высокой культуры и грамотности человека. Не зря говорят: "дефицит времени - удел шефа, время - привилегия хорошего менеджера".

Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования рабочего времени. Конечно же, можно установить какое-нибудь программное обеспечение или даже оборудование для "слежения" за сотрудниками, однако это не самое лучшее решение проблемы.

Сотрудники должны самостоятельно планировать свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени нужно использовать компьютерную систему учета выполненной работы.

В некоторых компаниях избегают установления каких-либо санкций, а вместо этого в компании действует система премий и поощрений. Например, предусмотрена ежемесячная премия некурящим сотрудникам, каждый квартал проводится конкурс "Лучший сотрудник", победители которого получают премии. Такая система намного эффективнее стимулирует работников к своевременному и качественному выполнению работы, нежели запреты и санкции, порождающие безразличие работника к результатам его труда.

Одной из возможных мер предотвращения неэффективного использования сотрудниками рабочего времени также может быть целенаправленное создание условий для регламентированного отдыха, который способствует разрядке и восстановлению работоспособности сотрудников.

Сотрудники отделов аппарата Совета предложили при отрывающих от дел телефонных звонков постараться окончить разговор в самые короткие сроки, сославшись на занятость, совещание, вызов к руководителю. Научиться сказать "нет", но мягко и этично. При желании знать все факты - структурировать проблему, выделить самое главное, правильно расставлять приоритеты. Необходимо более смело делегировать полномочия коллегам и подчиненным. Чтобы много времени не тратилось при чрезмерном чтении, нужно проверять только почту, газеты читать дома, использовать только обзоры прессы. Когда сотрудники излишне коммуникабельны, то ограничивать в общении или выделять им для этого обеденный перерыв.

Таким образом, соблюдая эти правила, можно оказаться в том мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Я уже ни раз упоминал в своих статьях, что я работаю вместе с командой из 9-ти человек. Год назад для коммуникации с ними я использовал разные мессенджеры и соцсети, а для выдачи и контроля задач применял Google Drive и Google Таблицы.

Т.к. у каждого свои предпочтения мне приходилось с кем-то переписываться в ВК, с кем-то по почте, с кем-то в Skype или Viber. А бывало, что один и тот же человек писал мне и туда и туда. Понятное дело, что найти потом нужную информацию было крайне сложно.

Чем с большим количество людей я начинал работать на постоянной основе, тем к большей путанице это приводило. В Google Drive появлялось всё больше персональных папок и файликов, к которым я выдавал совместные доступы, а когда к какому-то конкретному файлу было необходимо предоставить доступ новому сотруднику – это превращалось в ад и отнимало на поиски этого самого файла не мало времени.

Ко всему прочему у меня в бумажном блокноте было по 15-20 личных ежедневных задач, которые тоже хотелось перенести в электронный вид, чтобы вся работа хранилась в одном месте и была легкодоступна из любого места – дома, офиса, маршрутки, пляжа или кафе.

В какой-то момент я просто затрахался следить за всем этим, и я решил оптимизировать весь этот хаос.

Логично, что я начал оптимизацию рабочих процессов с гугления разных CRM-систем. А после не продолжительных поисков остановился на Битрикс 24. Очевидных плюсов этой системы было два:

1. Здесь было все, что мне нужно.
2. Битрикс 24 бесплатен для 12 сотрудников.

Битрикс 24 сэкономил время в 13,3 раза!

Первый запуск Битрикса меня, конечно, огорчил. По первой интерфейс кажется очень не дружелюбным. Куча каких-то менюшек-подменюшек, закладок и кнопок. Мне потребовалось чуть больше недели, чтобы привыкнуть ко всему этому, и я постепенно начал добавлять туда сотрудников и переносить часть задач в экосистему Битрикс 24.

Битрикс 24 в браузерной версии на декстопе.

С первых дней работы с командой в Битриксе стало понятно, что это очень удобно и очень сильно экономит время. Если раньше на постановку задачи и оповещению о ней сотрудников тратил минут 20, то теперь на это уходило 1,5 минуты и всего несколько кликов.

Раньше

Evernote на декстопе.

Я много слышал об этом органайзере, но всё никак не доходили руки потестить его функционал. На данный момент я очень рад, что наконец-то добрался до Evernote, потому что он действительно экономит время и не даёт забывать появляющиеся в голове идеи. С помощью пары кликов можно создать заметку и уже не боятся, что что-то вылетит из головы из-за большого объёма информации.

Evernote на смартфоне.

К слову, за первые два дня использования я нахерачил в Evernote 27 заметок 🙂

4 в 1!

Но и это ещё не всё. После того как удалось разобрать и личный хаос, я стал искать пути, как совместить работу с сотрудниками и личные задачи с Битрикс 24. Целью было максимально объединить всё в одном месте.

И, чёрт возьми, мне это удалось!

Погуглив я нашёл на официальном сайте приложение для Битрикс 24 для синхронизации Evernote . Приложение позволяет выгружать заметки в Битрикс и создавать на их основе задачи.

Крайне удобная и безумно полезная вещь! Теперь получается так:

1. Нагенерил идей в маршрутке, туалете, баре или перед сном.
2. Выгрузил заметки связанные с рабочими моментами в Битрикс и на их основе раскидал задачи для себя и сотрудников.
3. PROFFIT!!111

Планирование работы

Теперь, когда все заметки, напоминания и идеи находятся в одном месте можно с лёгкостью планировать работу на день, неделю и даже месяц.

Теперь можно не боятся, что что-то забудешь, какое-то мероприятие пропустишь или какой-то контрагент не заплатит деньги и это пройдёт незамеченным.

Единственное, что ещё осталось синхронизировать с Битрикс 24 – это сервис МоёДело , которым я также пользуюсь. Но, насколько мне известно, МоёДело работает над этим вопросом (сейчас есть синхронизация только с AmoCRM) и возможно скоро и эта последняя боль будет закрыта.

Что получилось?

В итоге получилась вот такая связка:

• Google Drive + Google Таблицы + синхронизация с Битрикс 24 – для сотрудников.
• Evernote + синхронизация с Google Календарь + синхронизация с Битрикс 24 с помощью приложения Evernote для Битрикса – для меня.

Таким образом, все рабочие задачи, идеи и напоминания сразу же появляются в единственной программе – Битрикс 24, которая стоит на телефоне и доступна из любого уголка планеты, где есть Интернет.

P.S.

Единственный косяк – это то, что количество статей для прочтения копится быстрее, чем на их прочтение находишь время 🙂 Но это уже не вина Pocket.

Надеюсь мой опыт по оптимизации рабочих процессов с помощью этой адовой связки сервисов и программ поможет и вам сэкономить время, начать грамотно планировать рабочий день и не забывать о мелочах, микрозадачах и интересном контенте!

А если кому-то есть, что дополнить прошу написать об этом в комментариях!