Эдо обучение. Система электронного документооборота (СЭД): что такое, особенности и рекомендации. Формы группового обучения
Документационное обеспечение управления. Деловой протокол
- Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
- Формы и типовые организационные структуры ДОУ
- Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
- Признаки и структура документа.
- Классификация документов.
- Документная лингвистика.
- Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
- Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
- Право подписи и доверенности.
- Практикум: Создание бланка документа (проекта документа).
- Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
- Организационно-правовые документы
- Распорядительные документы
- Информационно-справочные документы.
- Специальная документация
- Кадровая документация.
- Научно-техническая документация
- Финансовая документация
- Договорная документация
- Конфиденциальное делопроизводство
- Носители информации: бумажные, электронные.
- Электронная подпись.
- Информационные системы.
- Использование, хранение и уничтожение документов.
- Правовое регулирование работы с документами.
- Организация деловых встреч и переговоров. Цели и задачи мероприятий.
- Виды и формате мероприятий. Работа со СМИ.
- Протокольные мероприятия: приемы, визиты, презентации, конференции, совещания.
- Планирование, организация и подготовка деловых встреч.
- Особенности делового общения с иностранными партнерами.
- Составление программы пребывания. Культурные мероприятия в программе. Деловые аксессуары и подарки.
- Выбор помещения и оформление стола для переговоров и деловых встреч.
- Дресс-код для официальных мероприятий.
Документооборот в структуре документационного обеспечения управления. Современный архив
- Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
- Документопотоки
- Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
- Прием, рассмотрения и регистрации документов
- Прием поступающих документов, организация доставки документов
- Регистрация документов
- Организация рассмотрения документов
- Информационно-справочная работа
- Сроки и контроль исполнения документов
- Организация отправки исходящих документов.
- Организация оперативного хранения документов
- Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
- Требования к формированию дел в делопроизводстве
- Практикум: Составление классификаторов и номенклатуры дел.
- Экспертиза ценности документов
- Подготовка дел к архивному хранению
- Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
- Уничтожение документов.
- Электронный документооборот. Преимущества и риски.
- Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.
- Правовое регулирование сохранности документов.
- Архив в организационной структуре предприятия. Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
- Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами.
- Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
- Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
- Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
- Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
- Правила работы с архивным фондом:
- Практикум: Оформление архивной справки.
- Электронный архив: возможности и ограничения.
- Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
- Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
- Смешанные варианты хранения документов.
1C: Document management. Automated document management
Вам необходимо автоматизировать делопроизводство в организации? Хотите научиться правильно и эффективно работать с документами? Изучите возможности комплексной организации автоматизированной системы электронного документооборота на базе «1С: Документооборот 8» . Представляем обновлённую версию популярного курса, где рассматриваются возможности новой редакции программы – 2.1.
Курс предназначен для специалистов по делопроизводству - секретарей, архивариусов, а также руководителей, желающих приобрести навыки современного управления потоком документов в организации.
Сегодня для эффективной и быстрой работы организациям просто необходим электронный документооборот. Управление документами предприятия требует правильно организованной системы документооборота. С её помощью можно вести электронный архив, контролировать движение документов, выполнение поручений и многое другое. Электронный документооборот в «1С:Документооборот 8» упрощает совместную работу сотрудников с документами и файлами, повышает эффективность деятельности коллектива и организации в целом!
Пройдя курс, Вы изучите возможности комплексной организации автоматизированной системы электронного документооборота на базе программы «1С: Документооборот (редакция 2.1)». Будете ориентироваться в настройках, настраивать программу, классифицировать документы. Вы сможете регистрировать входящие и исходящие документы, внутренние файлы, контролировать их движение внутри организации, архивировать и создавать отчеты. Ни один документ не потеряется, а Вы станете незаменимым сотрудником в компании!
Курс входит в программу подготовки к сертификационному экзамену
Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.
Предпосылки
Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.
Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.
В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.
Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.
Экономический эффект
Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.
Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.
Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше - 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.
Делопроизводство и документооборот
Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство - это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.
Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего - с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.
В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается "справкой". Набор полей в бланке зависит от типа документа. В хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.
Функции и задачи СЭД
Программа документооборота предназначена для решения таких задач:
- систематизации работы с документами.
- созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
- автоматизации учёта;
- классификации документов.
Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:
- создания карточек.
- формирования текста документа;
- сохранения данных в формате pdf или ms word;
- управления правами доступа пользователей;
- создание маршрутов;
- управления движением документов;
- рассылки уведомлений, напоминаний;
- ведения журналов, справочников, классификаторов;
- формирования поручений;
- поиска и подписание документов;
- формирования отчётов.
К общесистемным функциям можно отнести:
- удалённую работу с документами;
- использование СУБД для хранения данных;
- одновременную работу с СЭД;
- обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.
Преимущества и недостатки
Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:
- централизованное структурированное хранение информации;
- одинаковый подход к формированию и обработке документов;
- использование шаблонов;
- поиск;
- аудит доступа.
К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.
Процессы обработки документов
В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:
- условия переходов между этапами;
- разделения маршрута;
- циклы обработки;
- запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
- задаются роли пользователей.
Виды обработок:
- Создание документа.
- Редактирование.
- Переименование.
- Перемещение.
- Сохранение.
- Индексирование.
- Удаление.
Расходы на СЭД
Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.
Внедрение СЭД
Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:
- создание рабочей группы, определение руководителя;
- определение целей и задач;
- проверка существующих документационных процессов;
- разработка технического задания;
- выбор СЭД;
- заключение договора на внедрение СЭД;
- разработка и утверждение регламента работы;
- проверка первоначального наполнения справочников;
- предварительное испытание СЭД;
- обучение персонала работе;
- тестовое внедрение СЭД;
- анализ результатов тестовой работы;
- исправление ошибок;
- полноценное внедрение СЭД.
Ошибки внедрения
Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка - это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка - неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.
Технологии хранения документов
В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда - путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него - в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.
Что такое поточное сканирование?
Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.
Оптическое распознавание текстов
Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.
Штрих-кодирование
Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа.
ЭЦП
Позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа - сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.
Полнотекстовой и атрибутный поиск
Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий "Контрагент" обеспечивает поиск данных в поле "Получатель" или "Отправитель". При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.
Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.
