Интернет-профессия: личный помощник предпринимателя. Личный помощник - возможность для удаленной работы Интернет профессия личный помощник

Описание : крупные инфобизнесмены и вебмастера нуждаются в помощниках, чтобы избавиться от рутинной и мелкой работы. Обязанности личного помощника очень разнообразны и зависят от сферы деятельности заказчика. Но в целом работа интересная помогает саморазвиваться.
Оплата : от 5 000 до 50 000 рублей в месяц (зависит от обязанностей)
Требования : ответственность, исполнительность, стрессоустойчивость, инициативность, программы и нужные навыки (зависит от сферы деятельности)

Личные помощники стали востребованы только недавно (по крайней мере активно). Когда стали активно развиваться блоггеры и инфобизнесмены, перестали справляться с объемом работ, переложили их на плечи помощников.

Требования к исполнителю:

Стабильный интернет;
Скайп для общения с заказчиком (или другие аналогичные программы);
Основные программы – word, photoshop и другие программы, в зависимости от сферы работы;
Стрессоустойчивость – придется справляться с большим объемом работ, иногда заказчик будет вас выводить из себя, но нужно терпеть и оставаться вежливым;
Исполнительность – на высоком уровне выполнять все задания;
Ответственность – не срывать сроков, не пропадать без объяснения причин и в оговоренное время быть онлайн;
Инициативность – заказчики любят людей, которые не ждут пошаговый инструкций, а могут легко решать проблемы самостоятельно;
Готовность работать вечерами и в выходные, если понадобится – очень часто приходится проводить за работой много времени, ведь график ненормированный. Но это оговаривается непосредственно с заказчиком и можно договориться о выходных и графике работы.

Обязанности личного помощника

Задания бывают самые разные, так что нельзя перечислить определенный круг обязанностей личного помощника. Хотя можно выделить то, что скорее всего вам нужно будет обязательно делать:

Искать информацию и картинки;
Обрабатывать данные (систематизировать, анализировать);
Переписываться с клиентами или исполнителями;
Позвонить клиентам или компаниям;
Работа с почтой – отправка, ответы на письма, сортировка;
Работа с различными сервисами, сайтами и программами;
Быстро решать проблемы и исправлять неполадки;
Другие мелкие рутинные задачи.

Остальное зависит от направления деятельности вашего руководителя – работать с социальными сетями, с сайтами, оформлять тексты, создавать сайты с нуля или заниматься продвижением товаров.

В общем конкретные задания можно узнать только в объявлении и личной беседе с заказчиком. Не бойтесь спрашивать и уточнять весь спектр заданий – лучше сразу узнать все, чем через неделю понять, что не справляетесь.

Как стать личным помощником в интернете

Нет необходимости получать специальное образование, всему можно со временем научиться самостоятельно. Хотя круг обязанностей бывает очень широким, но в целом все задания можно выполнить без специфических знаний.

Для начала нужно:

Поискать вакансии на биржах или других сайтах.
Создать портфолио со своими примерами работ, если вам есть что показать. К примеру, это актуально, если вы умеете создавать дизайн или писать тексты – заказчику это может быть полезно.
Найти проект с требованиями, которым вы соответствуете. Т.е. посмотрите список обязанностей и взвесьте – вы справитесь или сможете научиться этому за 1-2 дня? На ютубе много роликов по банальным заданиям вроде «как разместить статью на вордпресс» или «как найти картинки в интернете ».
Напишите привлекательный ответ на заказ. Постарайтесь выделиться из толпы других претендентов – распишите свои заслуги, что умеете, какой опыт работы в подобной сфере. Желательно отталкиваться от конкретного объявления, а не писать все подряд.

Так к примеру, если в объявлении сказано «нужно искать информацию, посылать фрилансерам, получать и заливать на сайт», можно расписать свой опыт: «три года работаю контент-менеджером: подбираю популярные темы, выдаю информацию фрилансерам, проверяю готовые работы, заливаю их на сайт wordpress и красиво оформляю. Кроме того, прописываю ключи и подбираю картинки на фото-стоках. Примеры оформленных работ можно посмотреть в портфолио или на сайте».

В общем дайте понять заказчику, что вы – самый подходящий кандидат на это место. Ему не придется вас учить с нуля, у вас есть опыт и вы отлично справитесь с работой. Именно это и хотят получить заказчики.

Конечно, если вы совсем еще ничего не умеете, рассчитывать на оплату 30 000 рублей в месяц рановато. Но со временем вы будете повышать свой уровень, изучать новые программы, и дойдете до высоких расценок.

Так что сядьте и подумайте – что вы умеете делать? Чему стоит еще научиться, чтобы зарабатывать больше? Как этого достигнуть – пройти обучающие курсы или самостоятельно искать информацию?

Примеры вакансий и отзывы

Пару лет назад я подрабатывала личным помощником. В мои обязанности входили разные мелкие задания: найти информацию, подобрать картинки, отдать-забрать задание у фрилансеров, разместить статьи на сайт. В целом все эти действия я умела выполнять, так что в технической части проблем не было.

Но стоит понимать, что чаще всего нужно искать не банальную информацию «как лечить насморк», а довольно специфические вроде «найти интересные мероприятия в европе на следующей неделе» или «найти в москве кафе-рестораны здорового питания и скинуть их сайты». Т.е. найти бывает очень не просто.

Ушла я из-за ненормированного графика – срочные заказы вечером в пятницу или в выходные выбивали из колеи. Договориться не смогли, так что разошлись.

Теперь я уже по другую сторону – сама бы не отказалась от личного помощника, так что больше подобные вакансии не рассматриваю)

Работа очень интересная и перспективная. Вы можете начать удаленно как личный помощник интернет предпринимателя, а потом создать собственный бизнес. А у вас есть опыт работы личным помощником? Делитесь своим мнением в комментариях:)

Личный помощник руководителя − это его правая рука. Это специалист, задача которого «разгрузить» шефа. Он берет на себя обязанности по планированию его рабочего дня, ведению деловой переписки, подготовке аналитических и справочных материалов, зачастую организовывает поездки, и выполняет еще массу других дел.

Профессия не простая. Нужно выполнять обязанностей и секретаря, и ассистента, и администратора. Должность помощник руководителя ко многому обязывает и нужно уметь делать многое .

Такой помощник должен быть предусмотрительным, уметь планировать и прогнозировать, быть оперативным и находить пути решения в нестандартных ситуациях.

На российском кадровом рынке уже несколько лет наблюдается явный дефицит профессиональных сотрудников, выполняющих такие административные обязанности. Это касается как реальных офисов, так и виртуальных.

Да, руководитель интернет бизнеса тоже нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить его от нерациональной траты времени.

И также как в реальном деловом офисе должен поддерживать авторитет шефа, самостоятельно решать какие-то стандартные проблемы. По большому счету это даже не специалист, это доверенное лицо шефа, которое способно управлять.

Обязанности помощника руководителя

планирование и контроль рабочего дня руководителя;
ведение деловой переписки (деловая переписка в Интернете тоже есть и нужна);
организация деловых поездок;
работа с документами;
подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
создание «телефонного имиджа» компании и руководителя;
сопровождение и контроль выполнения поручений руководителя;
могут быть и личных поручения, например выбор подарков деловым партнерам.

Как правило, круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании и стиля руководителя. Современный высокопрофессиональный и соответственно хорошо оплачиваемый помощник руководителя должен уметь многое:

Обязательные качества грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность, аккуратность, стрессоустойчивость. Если компания работает на международном уровне, необходимо также владение иностранным языком.

Плюсы профессии

получение управленческого опыта;
возможность учиться бизнесу на опыте руководителя;
возможность продвинуться по карьерной лестнице;
не имеет ограничений по полу и возрасту;
возможность открыть и успешно вести собственное дело.
личный помощник руководителя это элита административного персонала

Особенности профессии

насыщенный график работы;
высокая ответственность;
вероятность того, что иногда нужно будет находиться в режиме онлайн 24 часа в сутки.

Итак, для того чтобы качественно выполнять свои обязанности у удаленного помощника руководителя дома должен быть укомплектованный офис: компьютер, интернет, электронная почта. Необходимы также недорогой принтер и сканер. Если чего-то нет, значит работа может вестись в неполном объемы, а шефу ведь не интересно, почему что–то не «срослось».

Как и в других специальностях, оплата труда зависит от вашего опыта и навыков, от сферы деятельности компании. Причем удаленная работа вовсе не означает низкую заработную плату. Нередко доход намного превышает доход офисных сотрудников.

В любом случае средняя заработная плата помощника руководителя с опытом работы до 3 лет составляет 35 тысяч рублей в месяц, и всегда это отдельный пункт, который детально обсуждается с руководителем и всегда итог этого обсуждения индивидуален.

Не забудьте оставить свой комментарий внизу страницы

Посмотрите также записи, похожие по содержанию.

Личный удаленный помощник - работа очень трудная и ответственная, но в то же время гарантирует карьерный рост и другие привилегии. В последнее время появилась возможность работать личным помощником удаленно. Как это можно сделать мы расскажем дальше.

Обязанности удаленного помощника

Рекомендуем курс по заработку в интернете: Узнайте более 50 способов заработать в интернете, включая способы заработка на фрилансе

Основная и главная задача личного удаленного помощника - это освободить начальника от некоторых мелких обязанностей. В эти задания входит:

Планировка и ведение расписания дня;
Ведение деловой переписки;
Подготовка необходимых материалов для собраний или встреч;
Работа с документами;
Создание «телефонного» и интернет - имиджа;
Организация встреч и поездок;
Личные поручения.

Нюанс в том, что личный помощник вбирает в себя обязанности сразу 3 сотрудников: секретаря, ассистента и администратора . Поэтому эта работа требует внимания, круглосуточного доступа в интернет и связи, много сил и ответственности. Вы должны иметь навыки во многих сферах: организации, планировании, создании, прогнозировании, управлении и др. Организационными качествами и мультизадачностью должен обладать как реальный помощник, так и виртуальный.

Какими умениями и навыками должен обладать онлайн - помощник?

У удаленного помощника наблюдаются те же обязанности, что и у штатного. Но все это производится через интернет. Потому как руководителям интернет бизнеса тоже нужно следить за своим расписанием: когда и с кем связаться, что нужно прислать и кому и т.д. За выполнением всех этих мелких, но очень важных, действий должен следить удаленный помощник. В сфере онлайн-бизнеса помощник выступает больше как доверенное лицо руководителя. Это большая ответственность и к ней нужно подходить сознательно.

Круг обязанностей и умений зависит непосредственно от размера компании и самого руководителя, особенностей его дня и привычек, политики управления.

Высокая оплата должна соответствовать определенным умениям и навыкам, которыми дожен обладать личный помощник:

Читать между строк и прогнозировать задачи и дела;
Быть способным к адаптации в новых или экстремальных условиях;
Уметь обращаться с информацией;
Хранить в секрете конфиденциальные факты;
Уверенно работать с компьютерами и электронными гаджетами;
Работать с программами для ведения счетов, создания презентаций и документов другого формата;
Координировать и распределять работу по другим сферам.

И это не весь список того, что нужно уметь делать. Опять же, все зависит от направления работы компании и отношений с руководителем.

Преимущества работы

Во-первых, вы получите уникальный опыт в управлении и ведении бизнеса. Вы можете следить за работой вашего шефа и запоминать для себя некоторые нюансы. Вы сможете учиться на ошибках вашего руководителя и впоследствии не делать таких в своем деле. Более того, с помощника вы можете продвинуться выше по карьерной лестнице. Куда именно, зависит от вашей работы и щедрости шефа, но может, вы дослужитесь до поста заместителя.

После того, как вы набрались опыта, сможете открыть свое собственное дело, и вы уже будете знать, как лучше действовать и как все организовать. И сможете себе в помощники нанять такого же профессионала в помощники.

Помимо всего вышеперечисленного есть еще один факт, которому вы будете очень рады. Личный помощник руководителя - это персона, которая появляется на всех важных встречах и мероприятиях . То есть вы будете вхожи в круг влиятельных людей и сможете наладить с ними индивидуальные связи для развития своего бизнеса в дальнейшем.

Смотрите видео - Как заработать деньги в интернете? Как стать личным помощником известного бизнесмена?

Особенности в работе удаленного помощника

Минус или особенность - решать вам, но загруженность будет полноценная и даже ненормированная. Вам нужно находится на связи 24 часа в сутки, потому что случиться может что-угодно. И вам нужно будет брать ответственность за провалы ниже поставленных людей, за недочеты и форс-мажоры. А также исправлять ошибки.

Для полноценной и эффективной работы вам нужно организовать у себя дома полноценный офис с компьютером, интернетом , принтером и всем и необходимыми вещами для продуктивной работы. Если у вас чего то не хватает, то шефу это будет неинтересно. Особенно если вы уже заработали себе статус ответственного сотрудника и получаете высокую зарплату.

В этой специальности, как и во всех других, все зависит от вашего опыта работы и умения все правильно организовать. Если вы новичок, то лучше сразу предупредить об этом шефа, может он даст вам испытательный срок или вы пройдете стажировку.

Ваша зарплата будет зависеть от загруженности, количества выполняемых задач, а также от опыта и навыков . Чем ответственное и лучше вы себя покажете и зарекомендуете, тем выше и будет оплата. Возможен и последующий рост оплаты с параллельным повышением в должности. Но сразу на это не надейтесь, просто выполняйте свои прямые обязанности.

Чтобы найти подобную работу, поместите свое резюме на сайтах поиска фриланс работы . Там вакансии такого рода очень много. Главное - составить правильную и корректную заявку и показать себя с выгодных сторон. После этого приступайте к обязанностям, и не забывайте, что все ваши действия пригодятся вам в своем деле в дальнейшем. И от них зависит ваша прибыль в данном деле. Это бесценный опыт на пути к своей цели и развитию успешного бизнеса.

Основным ресурсом любой компании являются ее сотрудники, что вполне объяснимо: именно они способствуют расширению и процветанию производства. И среди множества должностей особое внимание обращает на себя профессия — личный помощник руководителя. Несложно догадаться, что это специально обученный человек, который осознает и понимает, что нужно предпринять для улучшения деятельности своего работодателя. Без профессионального помощника хорошему бизнесмену будет сложно справляться с работой всего предприятия.

Профессиональный помощник - призвание или профессия?

Помимо специалистов узкого профиля (бухгалтера, технолога, экономиста и прочее), современные бизнесмены заинтересованы в человеке, который способен максимально «разгрузить» своего работодателя и взять на себя решение самых разнообразных задач. Стоит отметить сразу, что работа не из легких, поэтому далеко не каждый может справиться с тем потоком поручений, который обязательно последует в данном случае.

Профессия личного помощника становится все популярней, что неудивительно: личное время - самый ценный ограниченный капитал успешных предпринимателей, заинтересованных в росте и расширении своего бизнеса. Чтобы не терять драгоценные минуты и часы на решение небольших административных и организационных проблем, а также сделать свою работу максимально комфортной, менеджеры среднего и высшего звена прибегают к сторонней помощи - учреждают должность профессионального помощника для руководителя.

Работа в качестве профессионального помощника руководителя потребует от вас не только определенный набор качеств, но и умение расширять рамки своих обязанностей. Посудите сами: сегодня вы выполняете вполне себе рутинную работу, скажем, составляете текст письма новому партнеру вашего руководителя, а завтра вас попросят выполнить большой объем личных поручений, в той или иной мере касающихся личной жизни семьи шефа. Помните о том, что чем сложнее и ответственнее будет поставленная перед вами задача, тем больше опыта вы приобретете в решении разного рода вопросов.

Попробуем разобраться на деле, какими именно характеристиками должен обладать личный помощник для предпринимателя:

стрессоустойчивость;
самодисциплина;
целеустремленность;
умение быть гибким;
коммуникабельность.

Как видите, перечень личностных качеств практически тот же самый, что и во многих других профессиях, были бы силы и желание, а все остальное приложиться. Но прежде чем занять себя поисками вакансии личного помощника, ознакомьтесь с обязанностями, преимуществами и недостатками новой для вас профессии.

Я - помощник руководителя: мои обязанности.

Поручения, который вы будете получать от вашего руководителя, будут носить самый разнообразный характер, поэтому сложно указать точно, с чем вам предстоит столкнуться. Тем не менее, есть определенные обязанности, которые, скорее всего вам необходимо будет делать:

планировать рабочий день работодателя;
вести деловую переписку с заказчиками и исполнителями;
готовить аналитический и справочный материалы;
организовывать поездки;
создавать базы данных и презентации;
корректно обращаться с конфиденциальной информацией;
работать с документами ();
заниматься продвижением товаров;
уметь находить ответы на поставленные вопросы;
прочие мелкие рутинные и бытовые задачи.

Приведенный выше список охватывает и администраторскую, и секретарскую деятельность, однако стоит быть готовым к тому, что у каждого бизнесмена свой перечень обязанностей для личного помощника. Возможно, вам предложат совместить в одно целое работу секретаря и профессионального ассистента, но не стоит исключать и того, что вы будете являться полноценным заместителем своего работодателя, и в вашем распоряжении окажутся свои сотрудники. Последний вариант касается в первую очередь той категории людей, за плечами которых есть управленческий опыт.

Преимущества и недостатки новой профессии.

Напоследок следует более четко обозначить плюсы и минусы профессии «личный помощник для предпринимателя». Начнем с достоинств:

постоянный рост . Работа напрямую с человеком, который наделен властью, знаниями и опытом в успешном сегменте бизнеса, позволит вам в полной мере овладеть всеми нюансами профессии, увидеть изнутри все тонкости предпринимательской деятельности и продвинуться дальше по карьерной лестнице или открыть собственное дело;
свободный график . Чаще всего данная должность не подразумевает под собой постоянное нахождение в офисном помещении, следовательно, вы, учитывая поручения начальства, сами выстраиваете свой день и маршрут передвижений;
дополнительный доход или хорошая заработная плата . Доход помощника руководителя на первых порах невелик, но, если вы будете расти в профессиональном плане и посещать тренинги, то со временем сможете претендовать и на более высокую компенсацию. Скажем больше, нет верхней границы зарплаты личного помощника для предпринимателя, поэтому при должном рвении вы сможете существенно улучшить свое финансовое положение.

К недостаткам профессии можно отнести то, что работа помощником руководителя - это, прежде всего, необходимость постоянно находиться на связи с работодателем, который может привлечь вас к выполнению поручений не только в пятницу вечером, но и в выходные дни, то есть ваши желания и потребности здесь отходят на второй план.

Существует еще один момент, о котором необходимо предупредить, но в нашем случае сложно отнести его к минусам работы личным помощником, поскольку здесь многое зависит от личности будущего работодателя. Некоторые руководители негативно относятся к желанию своего подчиненного перейти на новый уровень и получить другую должность, поэтому будьте готовы к тому, что вы можете стать заложником своей профессии.

О пыт работы в административных должностях у меня более 14 лет. За период своего профессионального становления я освоила основные административные позиции: секретарь-референт, секретарь-переводчик, персональный ассистент, личный помощник, начальник административно-хозяйственного отдела, начальник службы административной поддержки (с курированием первой приемной, группы документооборота и автопарка). В небольших организациях, как правило, это традиционный «набор» функций службы организационного развития или административной поддержки.

Несмотря на столь обширный спектр административных должностей, 90% своей основной занятости я, по сути, провела на должности PA (PA - personal assistant, персональный ассистент). Более того, хочу отметить, что как раз таки «почва PA» взрастила во мне способности к прочим аффилированным административным позициям.

Поэтому свои советы о том, как стать успешной в этой профессии, буду давать со знанием дела.

Зачем все это?

Для начала давайте разберемся, зачем стоит идти на позицию персонального ассистента.

Вы должны понимать, что идете служить другому человеку (во всех благородных смыслах этого замечательного слова). Относитесь к этому как к аскезе, если хотите. То есть в рабочее время Его интересы будут превыше ваших - вы станете Его тенью, а само рабочее время будет стремиться стать ненормированным.

Ради чего стоит идти на такие жертвы? Одним из несомненных преимуществ работы даже со «злым гением» является колодец знаний, из которого вам великодушно будет позволено черпать мысли, опыт и таланты Его Руководящего величества (сонастраиваясь с ним, вы сможете все это перенимать в той степени, в какой хватит ваших собственных дарований). Это как раз та мотивация, которая, как сейчас я понимаю, подсознательно управляла и мной. Опыт работы в многозадачном ритме, вечном аврале и цейтноте, решение подчас невыполнимых задач, поиск ответов на самые каверзные вопросы - это тренировка всех ваших профессиональных граней, которая через некоторое время поможет завоевать лавры лидера в профессиональной Олимпиаде.

Какие вопросы вы должны задать работодателю в первые дни работы?

Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).

И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию некоторые из них.

Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности - порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши должностные обязанности.

Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:

1. Тайм-менеджмент.

1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?

1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и оповещать участников?

1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?

1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?

1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.

1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.

2. Рабочие моменты.

2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?

Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с финансовым директором и т.д.

2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.

Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.

Бывают посетители «поглотители времени» - это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.

2.4. Выясните, каким видам транспорта в командировках руководитель отдает предпочтение. На моей практике был шеф, который не летал самолетами в принципе; в этой связи всю логистику передвижений приходилось выстраивать, используя любые другие доступные средства.

Уточните предпочитаемый уровень классности средств передвижения: поезд - СВ (выкупается ли купе целиком, мужское ли, женское ли или вагон бизнес-сидячий и т.д.); самолет - бизнес или эконом (возможны варианты: при перелетах за границу в целях экономии вполне можно ограничиться эконом-классом, поскольку уровень самолетов и сервиса на борту достаточно высокий; а по стране имеет смысл брать исключительно бизнес-класс); автомобиль (машины представительского класса, минивэны, необходимость эскорта и т.д.)

2.5. Обсудите с вашим руководителем, какие посетители и телефонные звонки от каких людей могут носить исключительный характер и требуют его незамедлительного оповещения.

В моей практике был начальник, который, несмотря на важность любого мероприятия или совещания, всегда брал трубку и прерывал встречу, если звонила дочь. Об этих нюансах вы непременно должны знать, чтобы не попасть в щекотливую ситуацию. К таким «внеочередным персонам» могут относиться жены, дети, охранники, дамы сердца, стратегические партнеры и т.д.

2.6. Желательно выяснить продолжительность вашего рабочего дня.

Я имею в виду не его формальное определение в Правилах внутреннего трудового распорядка или вашем трудовом договоре, а реальную необходимость задерживаться и приходить раньше. В идеале, вы должны «приучить» руководителя к тому, что в 18.00 вы можете задать ему вопрос: «Господин N., моя помощь Вам еще понадобится сегодня?» Тем самым вы выработаете у руководителя понимание, что вы - человек, у которого в 18.00 заканчивается оплачиваемый рабочий день, но, в исключительном случае для любимого босса, вы готовы ассистировать ему столько, сколько нужно. Если умышленно не разделять время работы и время отдыха, поверьте, вы будете «просиживать» на работе до заката без особой необходимости. Данная истина проверена личным многолетним опытом.

В вашем трудовом договоре может быть указан ненормированный рабочий день, за который, кстати, по Трудовому кодексу РФ вам ежегодно полагаются дополнительные оплачиваемые дни отпуска (не менее 3-х) к обычным 28 дням (ст. 119). При этом обратите внимание, как ст. 101 определяет понятие ненормированного рабочего дня - это «особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени».

3. Личная жизнь руководителя.

Вопросы данного блока разумнее всего задавать не в первый день работы, а по мере проявления доверия руководителя к вашей персоне. Некоторые ответы вы обнаружите самостоятельно, на некоторые необходимо будет все же получить четкие ответы из уст босса.

3.1. Для организации туристических поездок вашего руководителя и членов его семьи вам обязательно понадобятся копии паспортов, свидетельства о рождении детей, фотографии, справки о размере заработной платы, возможно, для посещения экзотических стран - справки о состоянии здоровья.

Моя практика показала, что планирование отпусков для первых лиц и членов их семей чаще всего носит авральный характер - то есть времени на подготовку, бронирование апартаментов, получение виз и т.д. всегда в обрез. В этой связи настоятельно рекомендую обзавестись вышеуказанными документами по возможности заранее, чтобы на случай физического отсутствия отъезжающего в критический момент не лишиться поездки (например, руководитель в командировке, его супруга на массаже, а вам в течение 20 минут нужно выкупить последние 2 билета на Галапагосские острова). Поверьте, в случае провала операции «Отпуск» вряд ли кто-нибудь будет интересоваться причиной отсутствия у вас оперативных документов…

Поэтому возьмите инициативу в свои руки и по возможности заранее продумайте необходимые пакеты документов. Я, например, всегда имею наготове пачку заявлений во всевозможные консульства и посольства, заверенные руководителем, и комплект разнокалиберных фотографий на разных фонах, различного формата.

Все те же самые документы, естественно, необходимо иметь «про запас» и на всех членов Его Императорской Семьи.

3.2. Вам необходимо осведомиться у Руководителя о необходимости оплаты его рабочего / личного / жены / детей / папы / мамы мобильных телефонов.

Иногда бесконтрольность данного, на первый взгляд, элементарного вопроса может привести к стихийному бедствию. На моей практике, увы, был такой случай: бухгалтерия не оплатила, я не проконтролировала, итог - шеф на необитаемом острове без телефона и интернета, зато с огромным словарным запасом, который он с удовольствием продемонстрировал мне через 2 дня после подключения… Держите руку на пульсе. Особенно, если руководитель собирается долго находиться в зоне роуминга.

Я бы рекомендовала подготовить соответствующую доверенность, позволяющую вам проверять балансы руководителя и всех членов его семьи, и отправить данный документ операторам телефонной связи, чтобы ежедневно или еженедельно контролировать телефонные траты.

3.3. Как правило, первые лица и члены их семей используют в своем финансовом арсенале несметное количество пластиковых карт оплаты. По некоторым руководитель оплачивает покупки в Интернете, другие использует для оплаты представительских расходов, третьи - активирует только при заграничных поездках и т.д. В этой связи вам необходимо четкое понимание - какие карты в каких целях используются; в какой валюте; сроки действия карт; возможность их использования и точки представленности за границей. При необходимости можно задать вопрос о возможности пополнения вами карточки и возможности снятия наличных денег (поверьте, на практике бывают и такие случаи). В этой связи опять же потребуется доверенность на совершение определенных банковских операций.

Для удобства использования рекомендую создать сводный файл, в котором классифицировать карточки по видам (Visa, Master и т.д.), срокам действия, валютам покрытия (евро, доллары, рубли), принадлежности (личная карта руководителя, карта жены, детей и т.д.). Полагаю, такая система позволит оперативно ориентироваться в вопросах безналичных оплат шефа.

3.4 Для обобщения и систематизации огромного количества информации о руководителе, его визах, загранпаспортах, сроках страховок автомобиля, дома, дачи и т.д., предложите ему совместно с вами составить простую табличку, так называемый чек-лист, благодаря ежедневному просмотру которого, вы сможете избежать просроченных виз, неоплаченных страховок, забытых регулярных оплат и т.д. Более того, подобное предложение должно вызвать у руководителя позитивное отношение к вашей профессиональной смекалке и системному подходу к профессии.

3.5. В самом начале своей карьеры у руководителя N обязательно уточните у него дни рождения, памятные даты, даты дней создания организаций и т.д., которые вы должны держать на контроле. В данном случае вы - не просто «напоминалка» в телефоне, а настоящая творческая личность. По моему опыту, необходимо минимум за 3 недели напомнить руководителю о предстоящем событии и самостоятельно предложить минимум 3-4 варианта подарка. В решении этой задачи основным критерием успешной реализации является ваша фантазия и финансовые возможности работодателя.

3.6. Нелишним будет узнать у руководителя о его личных пристрастиях и хобби. Возможно, ему будет приятно, если вы будете владеть информацией о последних театральных новинках, предусмотрительно зарезервируете 2 билета в Teatro alla Scala или будете держать его в курсе последних разработок Honda. Как говорил один мой руководитель-эстет: «Я могу простить подчиненным любые рабочие ошибки и опусы, но никогда не прощу профессиональной безынициативности и общей неосведомленности в рамках рабочей области!». В общем, будьте инициативны и осведомлены! Ваш руководитель - это ваша рабочая область.

Естественно, что каждый из этих блоков можно дополнять, увеличивать или уменьшать количество вопросов, исходя из специфики конкретной позиции. Я еще раз повторюсь, что данные тезисы - вовсе не постулаты и применяются в зависимости от рабочего места и требований руководителя. Но в любом случае, если вы проговорите на первой своей рабочей встрече хотя бы часть данных моментов, поверьте - ваш руководитель будет приятно удивлен вашим целостным пониманием профессии персонального ассистента и внимательным отношением к его скромной персоне. Для вас же данные ответы будут способствовать исключительному исполнению ваших служебных заданий.

Завоевание уважения коллектива к себе и должности

Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох - и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?».

Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Например, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы - только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти функции вменяются секретарю-референту.

Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.

Правило 1. «Золотое».

Вы - наемный работник. И ваш работодатель - это непосредственный руководитель; чаще всего - генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже - руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой - вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из приоритетности задачи.

Нет ничего странного в том, что вы зайдете / позвоните / отправите смс с вопросом о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличии минимум 2-х руководителей - это нормальный рабочий режим, в котором вы расставляете приоритеты.

Правило 2. «Серебряное».

Ваши коллеги и руководители - это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс так же как и вы. И так же как вы они радеют за результат общего дела. И все их поручения вам - это такие же задачи, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть если при приеме на работу ваш руководитель оговаривал с вами возможность / необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить / потребовать у вас исполнения той или иной задачи.

И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует, чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая обязанность ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура - ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому первое время во избежание нерациональных действий настоятельно рекомендую обращаться к Правилу 1 - использовать опыт и авторитет руководителя в решении тех или иных вопросов.

Естественно, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.

Правило 3. «Медное».

Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в Правиле 2. Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги-«вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д.

В этом случае вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе - не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают подобных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:

«К сожалению, исполнение данных функций не входит в мои должностные обязанности».
«Сейчас я выполняю поручение Ивана Ивановича, но если вы настаиваете, я непременно сообщу ему, что заказ дров в ваш загородный дом - это приоритетная задача для нашей компании».
«Полагаю, что есть некоторое непонимание в компании к моей позиции: я - персональный ассистент Председателя Совета директоров. Увы, но в мои полномочия не входит отчет вашего отдела. Вы можете обсудить мои должностные обязанности с моим непосредственным руководителем» и т.д.

Попытки перекладывания на ваши плечи чужих забот необходимо пресекать, чтобы они не отнимали ваше время и силы от выполнения непосредственных обязанностей. Подобные люди воруют время не только у вас, но и вредят успешности компании в целом.

Если самостоятельно справиться с зубастыми вампирами не представляется возможным, обратитесь за помощью к Светлому Рыцарю - вашему руководителю, которому в красках объясните, что 80% вашего времени (и вашей зарплаты, соответственно) работодатель тратит на данных сотрудников.

Все умею и мне скучно!

Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами - дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно...

Вот именно эти «комфортно и удобно», как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для не профессиональных помощников. Мы-то с вами настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации имеет под собой основания. Другими словами - что делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку?

Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря , томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!» То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь - их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому этот вариант совершенно нам не подходит.

Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных функциях, которые вы могли бы на себя взять.

Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи с отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в университете, руководитель - экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации в должности референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджера.

Что еще можно на себя взять, если от делопроизводства в строго определенных рамках, минимального перечня задач, которые вы давно переросли, и бесконечного чая-кофе вы явно заскучали? Предложите руководителю принять участие в благотворительном проекте, устройте детский праздник для его ребенка и т.д. Вы будете удивлены! Когда кто-то «посторонний» внезапно предлагает нам взять ответственность за некоторые части нашей жизни на себя, мы испытываем счастье! Вспомните! Это и предложение руки и сердца (когда вам фактически обещают разделить ваши заботы), это и поступление в вуз (тут на арену выходят преподаватели и обещают нам блестящую карьеру), и новый работодатель (который демонстрирует монетарный эквивалент вашим достижениям) - мы всегда испытываем радость при подобных событиях. Да, безусловно, ответственность - это всегда волнительно, но и как прекрасно одновременно, когда мы получаем обратную связь, порой выраженную в сухом: «Ты - молодец. Не ожидал!» или «Спасибо. Отличная работа». А не это ли ключевые бонусы нашей профессии? Решать вам.

Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес).

В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я так же «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост, которые любят свою профессию и хотят развиваться внутри нее.

Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае вселенская тоска на работе - это следствие, а не причина. Тогда повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение - хобби.

Вариант 4. Поменять работу. Поменять компанию, руководителя, профессию и т.д. При условии, что единственным негативным фактором, который омрачает ваше служение профессии, является скука, я бы рекомендовала использовать Вариант 4 только при полном провале Вариантов 2 и 3.