Наталья Георгиевна Пономарева Современные требования к кадровой службе (отделу). Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Одной из основных чаще специального делопроизводства является кадровое делопроизводство. Ведется оно за правилами и принципами, установленными для общего делопроизводства.

Термин «кадры» в переводе с французского означает профессионалы, которые занимаются той или иной деятельностью, трудом в той или иной системе, отрасли, на том или ином предприятии.

Кадровое делопроизводство определяется как деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами относительно личного состава предприятия (или системы) по вопросам приема, перевода, увольнения, учета работников и тому подобное. Правильная организация кадрового делопроизводства имеет большое значение. Именно в кадровых службах граждане заключают трудовой договор, знакомятся с правилами внутреннего распорядка, условиями труда, быта, отдыха, перспективами профессионального роста. Кадровая служба является зеркалом организации, и от того, как в ней организовано документационное обеспечение управления, складывается впечатление об организации в целом.

Кадровое делопроизводство ведется в следующих направлениях; 1. Учет личного состава учреждения и его подразделений.

2. Подготовка отчетов и необходимых справок о переводе кадров, разработка и изготовление необходимых форм и бланков для этого.

3. Учет состояния подготовки, переподготовки кадров и зачисления их в резерв.

4. Учет и регистрация поступления документов, касающихся личного состава, контроль за их выполнением, прежде всего, исполнения приказов и распоряжений по кадрам.

5. Организация документооборота для обеспечения оперативного и четкого выполнения и прохождения документов и поручений руководства относительно всех направлений работы с кадрами, соблюдения общих и специфических для кадровой работы правил составления и исполнения документов.

6. Составление номенклатурных дел по кадровому делопроизводству, их оформления и ведения.

7. Подготовка документов по кадрам для передачи в архив на хранение.

8. Механизация, автоматизация и компьютерная обработка данных по личному составу.

Увеличение объемов производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере управления кадрами. Ежегодно растет количество служебных документов. Внедрение их машинной обработки в ряде служб крупных предприятий и объединений не сокращает количество персонала. Для решения этой проблемы нужна правильная организация и механизация: обработки документов, от которого зависит эффективность процесса управления кадрами. Значительную более частой времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль и тому подобное.

Организация труда в кадровых службах предусматривает решение совет задач, среди которых:

четкая организационная построение работы деятельности и выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами;

правильное распределение функций между отдельными исполнителями и подразделениями, применения лучшего опыта и методов ведения делопроизводства. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов, должностных инструкций, стандартов. Особое внимание необходимо обратить на правильную разработку должностной инструкции инспектора по кадрам;

определение критериев оценки труда сотрудников, их нагрузки;

повышение квалификации и культуры труда персонала кадровой

рациональная организация рабочих мест, обеспечению персональными ЭВМ.

Рабочее место каждого работника кадровой службы должно быть организовано таким образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение его функциональных обязанностей без каких-либо препятствий.

Рабочие помещения кадровой службы в зависимости от характера работ условно разделяют на такие зоны:

1. управления (рабочие помещения заместителя руководителя учреждения по работе с кадрами, начальника отдела кадров, начальника отдела подготовки кадров);

2. работа с посетителями (объединяет зону рабочего места

инспектора (референта) по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимым набором мебели);

3. работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, ее обработки, хранения и выдачи документов и материалов);

4. ожидания (здесь посетители ожидают приема и одновременно могут получить первичную информацию о предприятии, в случае необходимости заполнить бланки кадровых документов);

5. хранения документов (здесь хранятся картотеки, личные

дела и трудовые книжки работников, отчеты о состоянии работы с

кадрами и тому подобное).

Как показывают расчеты, оптимальный размер помещений кадровой службы на предприятии с количеством работающих до 2,5 тыс. человек составляет около 150 кв. метров.

Условия труда — это совокупность факторов производственной среды, влияющих на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. Это прежде всего санитарно-гигиенические условия (освещение, тишина, температура, влажность) и комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, столы-приставки для персональных ЭВМ, кресла, картотека, канцелярские предметы, телефонные аппараты, факс, ксерокс и др).

Оборудование рабочих мест сотрудников кадровой службы должно осуществляться согласно должностных категорий и инструкций. Рекомендуется учесть следующие требования:

1. Устанавливать мебель, оборудование, полки для документов так, чтобы ими можно было удобно пользоваться.

2. Располагать предметы и средства труда с учетом

выполняемых операций.

3. Материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, складывать их в места, доступные другим сотрудникам.

4. Средства малой оргтехники следует располагать в определенных местах, чтобы добиться автоматизма движений. Материалы, которые постоянно используются, размещать так, чтобы их можно было легко найти.

5. Для быстрого и безошибочного нахождения документов использовать скоросшиватели разных цветов.

Использование специальной мебели играет важную роль в улучшении рабочих мест работников делопроизводства, способствует повышению производительности их труда.

Для работы инспектора отдела кадров необходимых письменный стол. Обычно используют двухтумбовые столы 78 см высотой и размерами поверхности 78×156 см. Боковые тумбы могут быть оборудованы приспособлением для хранения картотеки. Рабочий стол должен быть оборудован необходимыми средствами оргтехники. В верхнем левом ящике стола должна находиться кассета с клейкой лентой, сшиватель, устройство для мелких канцелярских предметов. В правом верхнем ящике можно разместить регистрационную или контрольную картотеку.

Для того, чтобы правильно и вовремя принять решение по любому вопросу руководителю учреждения необходимо владеть информацией о состоянии личного состава и движение кадров. Четкая организация учета личного состава является необходимой предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.

Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях,

организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно осуществлять прием и увольнение работников. Учету подлежат работники всех категорий независимо от характера работы или должности.

Непосредственно организация учета кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, персонал-менеджера, секретаря или другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации в зависимости от количества личного состава.

Учет кадров должна обеспечивать достоверные сведения:

об изменении количества и состава работников в учреждении в целом и ее подразделениях, а также о причинах этих изменений;

о состоянии работы по повышению квалификации, подготовки и переподготовки кадров по специальности и категориями;

количественный и качественный состав кадров, продвижения молодых работников;

о состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв, и тому подобное.

Возможность получения упомянутых и других данных о личный состав обеспечивается ведением кадровой службой соответствующей документации.

Документация по личному составу образуется как результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовка и воспитания). Характеризует правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельной личности с

учреждением. Возникает эта документация вместе с появлением человека на свет и сопровождает ее всю жизнь.

В документации по личному составу отражается деятельность учреждения по гопань учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения кадров. Служебные документы по личному составу являются основанием для предоставления гражданам документов, удостоверяющих их личность, должность, специальность, а также основой для получения льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.

Документация по личному составу используется в справочных делам. Миллионы граждан, практически все работающее население, не раз и не два обращаются за справкой или другим документом. Особенно возрастает значимость документации по личному составу в момент выхода работника на пенсию.

Возможно, самой характерной чертой кадровой документации является то, что она всегда отражает деятельность конкретных лиц, то есть является именной документацией. Не случайно документация из личного состава лежит в основе фондов личного происхождения.

Сказанное позволяет сделать вывод, что ведение кадровой документации, ее учет, использование и хранение должны быть оставлені образцово.

Комплекс документов по функциям управления кадрами включает следующие основные группы документов:

личные и личные документы работников;

организационно-распорядительная документация; первичная учетная кадровая документация. К группе личных документов работников относятся

паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые представляют собой юридическое подтверждение сведений, которые работники сообщают о себе. К ним можно отнести удостоверение личности, документы о семейном положении, стаж работы, специальность и тому подобное.

Личными также являются документы, выдаваемые учреждениями своим работникам для целевого представления: пропуск, удостоверение, справки, подтверждающие место работы, должность, заработную плату. По юридическим назначению до личных документов можно отнести заявления работников о принятии на работу, увольнении или переводе, автобиографию, а также документы личного дела, характеризующие деловые и моральные качества работника — аттестационный лист, представление о назначении на должность и тому подобное.

Типичная технологическая схема обработки кадровой документации-стадии: документирование трудовых правоотношений, ведение личных дел и трудовых книжек; ведение справочно-учетной и отчетной работы по кадрам.

Організашйно-распорядительная документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями. Условно ее можно поделить на те же самые разновидности, применяемых в общем делопроизводстве: организационные (положения, инструкции, правила, уставы); распорядительные (приказы, постановления, решения, указания, распоряжения, решения); справочно-информационные (докладные и объяснительные записки, письма, перечни, акты, протоколы, справки, отчеты, и др).

Первичная учетная кадровая документация выполняет функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная

регистрация и последующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров.

Исходя из технологии регистрации и накопления информации по кадрам, группу первичной учетной кадровой документации разделяют на две взаимосвязанные подгруппы: исходные (начальные) учетные документы; производные (вторичные) учетные документы.

Выходные учетные документы заполняют согласно личных документов граждан. Это: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку, личная карточка и другие специализированные учетные документы.

Производные учетные документы имеют второстепенный характер. Основное их назначение — обеспечить полную, достоверную информацию по всем направлениям справочной, справочно-контрольной и отчетной работы по кадрам. К этой подгруппе учетных документов относят: карточки специализированного учета специалистов, журнальные (книжные) формы регистрации (указательные списки, книга учета и другие).

(Visited 936 times, 1 visits today)

В настоящее время, наверное, ни одна профессия не имеет такого спектра названий, как профессия кадровика. В Едином квалификационном справочнике можно отыскать семнадцать должностей, которые так или иначе связаны с кадровой работой. Такое обстоятельство заставляет задуматься об отличиях этих должностей друг от друга, о функциональной нагрузке каждой из них. Особенно актуально и остро звучит сегодня вопрос о том, что должен прописать для себя в должностной инструкции рядовой инспектор по кадрам. Обязанности этого сотрудника мы и постараемся рассмотреть максимально подробно.

Значение отдела кадров

Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.

В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации. Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции.

Численность кадровых работников

Наименования и количество подразделений службы по управлению персоналом зависит от размера предприятия, его традиций и специфики деятельности. При этом должны учитываться размеры организации, направление бизнеса, стратегические цели предприятия, стадия его развития, численность работников и приоритетные задачи в работе с персоналом.

В крупных организациях кадровая служба может включать несколько отделов. Например, отдел заработной платы, отдел занятости, отдел обучения и развития, отдел делопроизводства и учета. В небольших организациях все функции кадровой службы может выполнять лишь один специалист - инспектор по кадрам, обязанности которого на самом деле должны включать минимальный перечень функций: кадровое делопроизводство и подбор персонала.

Специалисты службы

Во главе отделов или служб персонала обычно стоит менеджер среднего звена: начальник службы, отдела, который подчиняется директору по персоналу. Отделы могут быть разбиты на более мелкие единицы – группы или секторы, возглавляемые руководителями, которые подчиняются начальникам служб.

На предприятиях среднего бизнеса (численность работников 100-1000 человек) устройство кадровой службы чаще всего предполагает наличие таких сотрудников:

специалист по делопроизводству;
специалист по трудовому праву;
специалист по подбору персонала;
менеджер по развитию и обучению,
тренер, или тренинг-менеджер;
менеджер по льготам и компенсациям;
менеджер по корпоративным мероприятиям.

В более мелких организациях (численность работников до 100 человек) почти все функции данных сотрудников - это должностные обязанности инспектора по кадрам.

Требования к кадровику

Конечно, все вышеперечисленные должности не способен совместить один единственный специалист – инспектор отдела кадров. Обязанности этого сотрудника в первую очередь связаны с кадровым делопроизводством. Поэтому при приеме на работу к потенциальному кандидату на данную должность предъявляются относительно невысокие профессиональные требования.

Квалификационный справочник информирует, что инспектор по кадрам обязан иметь среднее специальное образование (при этом не имеет значение его стаж работы) или же среднее образование (при этом требуется специальная подготовка и наличие профессионального стажа не менее трех лет).

Инспектор по кадрам: обязанности

Итак, функции данного специалиста следующие:

ведение учета личного состава предприятия;
оформление различных кадровых операций (приема, перевода, увольнения);
оформление и ведение личных дел сотрудников, внесение изменений в них;
учет, хранение и заполнение трудовых книжек;
учет трудового стажа;
оформление справок о трудовой деятельности работников (прошлой и настоящей);
оформление карточек пенсионного страхования и других документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам и их семьям, компенсаций и льгот;
учет предоставления отпусков, осуществление контроля над тем, как составляются и соблюдаются графики отпусков.

Подбор персонала

Обязанности инспектора отдела по кадрам зачастую включают подбор персонала на вакантные должности. Эта работа связана с размещением информации в различных источниках об имеющемся вакантном месте, в том числе сотрудничество по этому вопросу со службой занятости населения, назначением и проведением собеседований с разъяснением претенденту характера вакансии, условий труда и уровня заработной платы, определением общего уровня претендента на вакантную должность, его стажа и степени профессионализма.

Нередко должностные обязанности инспектора отдела кадров предполагают проведение конкурсных отборов среди специалистов, претендующих на свободное место. Кадровик разрабатывает мероприятия по подбору персонала и контролирует прохождение будущими сотрудниками испытаний, установленных при заключении с ними трудового договора.

Дополнительные функциональные обязанности инспектора по кадрам

Существуют некоторые дополнительные функции, которые чаще всего относят к кадровой работе. Какие же еще задачи должен решать инспектор отдела кадров? Обязанности могут включать:

подготовку необходимых материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий, представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
изучение причин, по которым происходит текучесть кадров, разработка и внедрение мероприятий по ее снижению;
подготовку документов к сдаче в архив;
контроль за трудовой дисциплиной;
организацию повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
организацию проведения экзаменов на подтверждение квалификации;
разработку системы по оценке личностных и деловых качеств сотрудников, мотивацию их к должностному росту;
оформление служебных удостоверений и их выдачу;
формирование и эффективное использование кадрового резерва.

Воинский учет

Многие работодатели считают, что функциональные обязанности инспектора отдела кадров включают воинский учет сотрудников предприятия. Согласно Постановлению Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 г. «Об утверждении Положения о воинском учете», число работников, осуществляющих данную деятельность, должно быть прямо пропорционально количеству сотрудников, подлежащих учету.

В частности, на предприятии, где на воинском учете состоит менее пятисот граждан, учет ведет один работник, исполняющий данные функции по совместительству. Таким образом, инспектор по кадрам в организации, где численность стоящих на воинском учете не превышает пятьсот человек, может заниматься воинским учетом, но только при условии внутреннего совместительства. А при большем количестве человек, подлежащих учету, для этих целей должна быть выделена отдельная штатная единица.

Работа кадровиков в условиях кризиса

В последний год руководство предприятий столкнулось с печальными обстоятельствами финансового кризиса, когда приходится уменьшать объемы производства товаров и услуг, снижать собственные издержки, в том числе за счет сокращения численности персонала. На этом фоне возрастает потребность кадровых работников в обладании качествами штатных психологов, которые вынуждены управлять эмоциональным фоном в коллективе и находить слова утешения, к примеру, вручая коллегам уведомления об их увольнении.

Роль кадровой службы повышается по мере возрастания значения человеческих ресурсов для достижения организацией финансового успеха. В связи с этим традиционные обязанности кадровиков не исчезают. В ведении кадровых служб остаются вопросы кадрового делопроизводства, оплаты труда, приема на работу и подготовки специалистов. Однако при этом отдел кадров является составным элементом грамотного руководства предприятием. Успехов в работе!

Повседневные обязанности кадровика регламентированы Минтрудом РФ в постановлении от 21.08.1998 г. В нем детально указаны зоны ответственности специалиста, пределы субординации, рассмотрена нормативно-правовая база, необходимая сотруднику отдела кадров, порядок сдачи и ведения документации. Единый квалификационный справочник определяет 17 профессий, которые при исполнении служебных обязанностей ориентируются на должностную инструкцию кадрового работника. Структура отдела, регулирующего деятельность сотрудников, отражена в соответствующем Положении « Об отделе кадров».

Специалист отдела кадров – должностные обязанности

Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.

За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров. Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами. Они заключаются в выполнении следующих задач:

документальное оформление приема и увольнения сотрудников, перевода персонала на другие штатные единицы согласно нормам ТК РФ и распоряжениям руководства;
учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней – от директора до сторожа – в соответствии со стандартами учетных документов с внесением изменений в информационные базы;
сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
разработка механизма поощрения и взыскания;
составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
оформление трудовых книжек – внесение записей, регистрация, учет и хранение;
формирование трудового стажа;
мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
своевременный отбор документации для архива и его оформление;

Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.

Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.

Инспектор по кадрам – должностные обязанности

Как значится в Едином квалификационном справочнике, на должность инспектора по кадрам рассматриваются соискатели со средним образованием, наличие профессионального стажа не имеет значения. Весь объем должностных обязанностей инспектора по кадрам определен во внутренней инструкции. В него входит выполнение делопроизводственных задач:

Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности. Кадровик размещает объявления в прессе, интернет-порталах, передает заявку в центр занятости, проводит собеседование. В его задачу входит не просто подобрать профессионала, а найти человека, который легко войдет в коллектив и не станет источником конфликтов. Руководством может быть предусмотрена обязанность инспектора по проведению конкурса среди претендентов. Отборочные мероприятия и контроль прохождения находятся в компетенции кадровика.

Должностные обязанности начальника отдела кадров

Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.

В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:

разработка положения о кадровой политике;
оценка потребности организации в обновлении персонала;
управление штатом согласно полномочий и компетенции;
методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
коррекционная деятельность;
регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.

В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.

О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.

Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.